Projektorientierung

Da die Projektarbeit ein komplexes Thema ist, muss sie in Zusammenhang betrachtet werden, das heisst, Projektarbeit umfasst die Initiierung, Entwicklung und die finale Realisierung eines Projektes. Zudem gehört zum Kontext auch der Zusammenhang mit dem Nutzen des Projektes. Diese einzelnen Komponenten und alles, was dazu gehört, stehen in Wechselwirkungen zueinander.

In unseren IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminaren behandeln wir diese Wechselwirkungen, die zwischen Projekt, Portfolio und Programm mit der Stammorganisation und externen Einflüssen erfolgen. Zu externen Einflüssen gehören beispielsweise soziale und/oder wirtschaftliche Bereiche, die Einfluss auf Programm, Projekt oder Portfolio haben.

Der Kontext, von dem wir hier sprechen, kann gegebenenfalls mehrere geografische Ebenen besitzen, die lokale und regionale sowie die nationale und internationale Ebene. Inwieweit ein Projekt Einfluss auf den Kontext hat oder in Abhängigkeit zum Kontext steht, lernen wir während dem IPMA Level C und D Intensivseminar. Für ein erfolgreiches Projektmanagement und Projektergebnis sind die damit verbundenen Zusammenhänge sehr wichtig.

In unserem IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminar lernen Sie die Fachkompetenz des Projektmanagements, Verhaltenskompetenzen sowie die Bedeutung der Kontextkompetenzen kennen. Wir haben für einen besseren Überblick elf kontextbezogene Kompetenzen herausgearbeitet, die wir Ihnen in dem Intensivseminar näher bringen. Diese lauten Portfolioorientierung, Projektorientierung, Personalmanagement, Geschäft, Systeme/Produkte/Technologie, Einführung von PPP-Management, Finanzierung, rechtliche Aspekte, Stammorganisation, Gesundheits-/Betriebs-/Arbeits-/Umweltschutz und Programmorientierung.

Projekt-, Programm- und Portfolioorientierung

In unserem Intensivseminar möchten wir uns auf die Kontextkompetenzen Projekt-, Programm- und Portfolioorientierung konzentrieren. Ziel von unserem IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminar ist, dass Sie die drei Begriffe Projektorientierung, Programmorientierung und Portfolioorientierung erklären und die wichtigsten Prozessschritte anwenden können. Zudem stehen auch die Aufgaben des Portfoliomanagements und dessen Bedeutung als Bezugsrahmen im Vordergrund von unserem Intensivseminar. Die Schlüsselbegriffe, die im IPMA Kompaktseminar genauer beleuchtet und erklärt werden, sind: Effektivitätsprinzip, Effizienzprinzip, Ergebnisse, Portfolio, Portfoliomanagement, Portfoliomanager, Portfolioorientierung, Programmorientierung, Projektorientierung sowie Prozessschritte.

Projektorientierung

Wenn man eine Organisation auf das Managen von Projekten und auf die Entwicklung von Projektmanagementkompetenzen hin ausrichtet, spricht man von Projektorientierung. Das Thema der Projektorientierung umfasst sowohl die ganze Organisation des Projektes allgemein sowie das Personalmanagement. Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist es notwendig, die spezifischen Schritte der Projektorientierung zu kennen. In unserem IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminar zum Thema lernen Sie die vier allgemein vorkommenden Optionen für die Entwicklung einer sinnvollen Projektorientierung kennen.

Die erste Option: Projekte für externe Kunden können linienorientiert sein. Das heisst, die Organisation ist darauf ausgerichtet, Projekte im Auftrag externer Kunden zu organisieren und durchzuführen.

Die zweite Option: Projekte für externe Kunden können projektorientiert sein. Das heisst, die Organisation ist einzig und allein für die Projektorganisation zuständig. Ihre Existenz ist allein dafür da, um grosse Projekte zu realisieren.

Die dritte Option: Projekte innerhalb der eigenen Organisation können linienorientiert sein. Das heisst, innerhalb der Organisation werden Projekte durchgeführt, um die Effizienz innerhalb der Organisation dauerhaft zu verbessern.

Die vierte Option: Projekte innerhalb der eigenen Organisation können projektorientiert sein. Die internen Projekte sind dafür da, um die eigene Effektivität zu verbessern. Bestehende Strukturen werden kontinuierlich strategiebezogen hinterfragt und bei Bedarf grundlegend und dauerhaft geändert.

Diese vier Optionen bedürfen gegebenenfalls verschiedene Projektmanagementkompetenzen. Die Kompetenzen werden im Rahmen des Personalmanagements gezielt gefördert. In unserem IPMA Kompaktseminar zum Thema lernen Sie ausserdem, wie damit umgegangen wird, wenn die Organisation mögliche Veränderungen abweisen und welche Herausforderungen dieses Risiko mit sich bringen kann. Ein ausgefeiltes und professionelles Veränderungskonzept ist daher erforderlich. Um dieses zu erstellen ist ein Veränderungsprojekt notwendig.

Des Weiteren lernen Sie bei uns, welche wichtigen Prozessschritte es bei der Projektorientierung gibt und zu welchen Ergebnissen diese führen. Wir haben dafür vier Prozessschritte ausgearbeitet, die wie folgt aussehen:

Als erstes muss ein sogenanntes Business Case erstellt werden. Dieses ist die Einführung der Projektorientierung innerhalb der Organisation. Dabei werden bestehende Strategien, Strukturen und die Kultur der Organisation berücksichtigt.

Im nächsten Schritt müssen Projektmanagementkompetenzen entwickelt werden, die mit der Organisation kompatibel sind. Dazu gehört auch das Personalmanagement.

Als nächstes kommen das Veränderungskonzept zur Prozessorientierung sowie das Veränderungsprojekt an die Reihe.

Im letzten Prozessschritt werden die Lehren, die sich aus der Projektorientierung entwickelt haben, dokumentiert und ihre Übertragbarkeit auf weitere mögliche Projekt- oder Programmarbeiten sowie auf das Portfolio geprüft.

In unserem IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminar lernen Sie, die jeweiligen Schritte richtig anzugehen und durchzuführen um zu erfolgsversprechenden Ergebnissen zu kommen.

Für die Organisation wird die Projektorientierung immer wichtiger. Projekte stehen für Wandel und Innovation in sich ständig verändernden Geschäftsfeldern. Die Projektorientierung spielt dabei die Rolle, eine Organisation auf das Projektmanagement auszurichten.

Programmorientierung

Die Programmorientierung umfasst die Ausrichtung einer Organisation auf das Managen von Programmen. Hinzu kommt die entsprechende Entwicklung von Programmmanagementkompetenzen, die die Programmorientierung möglich machen. Die Programmorientierung ist notwendig, wenn innerhalb der Organisation strategische Ziele durch mehrere zusammenhängende Projekte erreicht werden wollen. Dabei ist auch der gegebene Zeitrahmen sowie die Komplexität des Projektes in Augenschein zu nehmen.

In dem IPMA Kompaktseminar lernen Sie, wie Sie den passenden Business Case erstellen und welche organisatorischen Massnahmen für eine erfolgreiche Programmorientierung wichtig sind. In dem Business Case werden Bedarf, Umfang und erwarteter Nutzen der Programmorientierung ermittelt und beschrieben. Zu den notwendigen organisatorischen Massnahmen gehören zum Beispiel die Etablierung einer Programmsteuergruppe, die über Projekte und ihre Prioritäten innerhalb des Programms entscheidet oder das Erstellen eines Programmmanagements, das mit den nötigen Ressourcen und auf einen Erfolg des Programms hinarbeiten soll. Auch die Entwicklung von Programmmanagementkompetenzen sowie die Auswahl geeigneter Verfahren, Techniken und Methoden für das Management gehören zu den möglichen Massnahmen, die durchgeführt werden müssen.

Die Programmorientierung ist wichtig für das gesamte Projektmanagement. Die Beziehungen zwischen dem Programm und weiteren Projekten des Programms müssen klar definiert werden, da ein Projekterfolg auch von den Ergebnissen der anderen Projekte abhängig sein kann. Eine gute Programmorientierung kann zudem eine gelungene Voraussetzung für den erfolgreichen Projektstart anderer Projekte darstellen.

Sind mehrere Projektmanager innerhalb eines Programms beteiligt, nennt man diese auch Stakeholder. Sie pflegen bestimmte Erwartungen an den Prozess und das finale Ergebnis anderer Projekte.

Ein Bestandteil des IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminars sind auch die wichtigsten Prozessschritte bei der Programmorientierung sowie deren Ergebnisse. Hierfür haben wir fünf Prozessschritte herausgearbeitet:

Im ersten Schritt müssen Initiativen und Projekte ermittelt und erfasst werden. Im Ergebnis ergibt das dann das sogenannte Projektverzeichnis.

Im zweiten Schritt muss ein Business Case zur Implementierung einer Programmorientierung erstellt werden. Berücksichtigt werden müssen dabei die Strategie, die bestehenden Strukturen sowie die Kultur der jeweiligen Organisation.

Im nächsten Schritt werden die Programmmanagementkompetenzen entsprechend entwickelt.

Hinzu kommt der Prozessschritt, ein Veränderungskonzept zu entwickeln und gegebenenfalls Veränderungsprojekte durchzuführen.

Im letzten Schritt müssen die Ergebnisse aus der Programmorientierung dokumentiert werden. Zudem wird geprüft, inwieweit die Programmorientierung auf andere Projekte- und Programmarbeiten oder auf das Portfolio übertragen werden können.

Die Programmorientierung ist für die Projektarbeit von hoher Wichtigkeit, da sie die Ausrichtung einer Organisation auf das Programmmanagement ausrichtet und bestimmte strategische Ziele erreicht werden sollen. Die Programmorientierung stellt sicher, dass das Projekt ein Teil eines Projektgefüges ist.

Portfolioorientierung

Im letzten Teil unseres IPMA Kompaktseminars geht es um die Portfolioorientierung.

Ein Portfolio ist für Organisationen wichtig, die mehrere Projekte und Programme durchführen. Dabei bildet es eine Art strategiebezogenen Filter zwischen der Geschäftsführung der Organisation und dem Projekt- oder Programmmanagement. Die Portfolioorientierung ist demzufolge dazu da, Projekte und Programme einer Organisation auf strategische Ziele hin auszurichten. Die Ausprägung des Portfoliomanagements kann dabei sehr unterschiedlich ausfallen.

Das Portfoliomanagement kann eine Aufgabe sein, die nur einer Stelle zugeordnet ist. Es kann sich aber auch um eine ganze Organisationseinheit handeln. Abhängig ist die Ausprägung von der Grösse der Organisation sowie der Bedeutung des Portfoliomanagements für die Organisation. Das Portfoliomanagement umfasst alle Aufgaben, um strategierelevante Projekte und Programme organisationsweit zu koordinieren. Zudem werden die Beiträge einzelner Projekte und Programme zur effizienten Umsetzung der Strategie einer Organisation optimiert. In dem IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminar können Sie lernen, inwieweit das Portfolie das Effizienzprinzip (die Wirtschaftlichkeit) und das Effektivitätsprinzip (Strategiebezug) verbunden sind. Ziel ist es, das Portfolio so auszurichten, dass die Effizienz der Projekte oder Programme gesteigert wird.

Auch die Ausrichtung auf ein Portfolio kann zu Veränderungen innerhalb der Organisation führen.

Für unser IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminar haben wir sieben wichtige Prozessschritte und deren Ergebnisse für die Portfolioorientierung entwickelt. Diese sind:

Im ersten Schritt wird eine Übersicht über alle Projekte und Programme erstellt.

Im zweiten Schritt wird ein Business Case für die Portfolioorientierung entwickelt. Dieses sollte auf Grundlage des Businessplans sowie unter Berücksichtigung der vorhandenen Strukturen und Kultur der Stammorganisation erstellt werden.

Als drittes werden alle Kriterien aus dem Businessplan und der Strategie zur Bewertung von Programmen und Projekten herausgearbeitet und gegebenenfalls angewendet.

Beim nächsten Prozessschritt geht es um die Auflistung der Projekte und Programme nach deren Prioritäten. Genutzt werden können die erlernten Portfoliokriterien.

Im fünften Schritt geht es um die Entwicklung von einem Standardprozess, den passenden Standardinstrumenten und –vorlagen für sämtliche Projekte und Programme des Portfolios. Ebenso sollten Unterstützungsfunktionen und Feedbackstrukturen entwickelt werden.

Die stetige Aktualisierung des Portfolios, bezogen auf die nötigen Strategien, folgt als nächstes.

Im letzten Prozessschritt werden dann alle Ergebnisse aus der Portfolioorientierung dokumentiert und die Übertragbarkeit auf andere Programme und Projekte geprüft.

Für das Projektmanagement stellt das Portfolio einen sehr wichtigen Bezugsrahmen mit vielen Funktionen dar. Das Portfolio ist, anders als Projekte und Programme, linienorganisiert, das heisst, auf Dauer angelegt. Es kann als Filter zwischen strategischen Ebenen und Projekten auf operativer Ebene der Organisation fungieren, aber auch den Ressourcenfluss zwischen Projekten, Programmen und den Linien anleiten.

Sinnvoll ist die Portfolioorientierung vor allem, wenn Organisationen mehrere Projekte und Programme durchführen, wenn diese ihre Ressourcen aus einem einzigen Pool beziehen und wenn die Projekte und Programme strategisch relevant für die Organisation sind. Soll das erarbeitete Portfolio dauerhaft eingesetzt werden und sich als sinnvoll erweisen, muss die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens geprüft werden.

In unserem IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminar ist auch das ein Teil des Lernziels Sie werden lernen, welche Ressourcen benötigt werden, um ein erfolgreiches Portfolio anzulegen und dieses zu managen und wie diese Ressourcen helfen, einen Nutzen und eine Strategie zu erlangen, die dauerhaft anhalten. Zu diesen Ressourcen und damit zu den zu prüfenden Aspekten gehören unter anderem ein qualifiziertes Personal und eine entsprechende Software.

Im Laufe des Intensivseminars lernen Sie auch, welche Funktionen ein Portfolio und dessen Orientierung haben können. Ein Portfolio kann eine Übersicht über strategiebezogene Projekte und Programme und das gezielte Vorhaben der Organisation gewährleisten, es kann das Ausführen von Projekten und Programmen hinsichtlich der herausgearbeiteten oder vorgegebenen Strategie sicherstellen und die Entwicklung des Unternehmens fördern. Zudem kann es den Erfolg von Projekt- und Programmmanagements unterstützen, indem es diese zu einheitlichen und optimierten Prozessen mit kontinuierlichen Methoden und Instrumenten macht. Der Ressourcenfluss wird einheitlich koordiniert und es kommt zu weniger Konflikten hinsichtlich der Ressourcen. Doppelarbeit wird vermieden, stattdessen werden Synergien durch Transparenz und sinnvolle Schnittstellenarbeit gefördert. Ausserdem verspricht ein Portfolio eine regelmässige Berichterstattung und Dokumentation für die Geschäftsführer der Organisation, die diese dauerhaft als Entscheidungsgrundlagen nutzen können.

Zum Inhalt des Intensivseminars gehören auch die an die Funktionen geknüpften Bedingungen. Die Kriterien für die Bewertung der Projekte oder Programme müssen klar und transparent sein. Nur dann können strategiebezogene Prioritäten gesetzt werden. Standards, Methoden und Konventionen, die für die Projekte und Programme gelten, müssen einheitlich sein. Nur so ist ein effizienter Ablauf garantiert. Ein zuverlässiges Feedbacksystem muss geschaffen sein, damit die Daten und Informationen zwischen Projekt/Programm und Portfolio immer zeitnah gesichert werden können.

Dass zwischen Portfolio, Projekt- und Programmarbeit ein Zusammenhang besteht, wird in unserem IPMA Intensivseminar sehr deutlich gemacht. Das Portfolio fungiert als Bezugsrahmen für die Projektmanager, an den sie sich halten können. Wichtige Fragen und Bedingungen werden dank der Portfolioorientierung aufgezeigt und können projektbezogen beantwortet werden. Dazu gehören unter anderem die Fragen nach den nötigen Informationen über das betreffende Projekt oder Programm, ob alle strategiebezogenen Kriterien erfüllt werden, welche Gewichtung das jeweilige Projekt oder Programm aus strategischer Sicht hat und welche projektbezogenen Standards vom Portfoliomanagement vorgegeben und nötig sind. In dem IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminar zeigen wir Ihnen alle Fragen auf, die Sie sich als Projektmanager stellen sollten und die geklärt werden müssen.

Die Portfolioorientierung umfasst alle Aufgaben, die zur organisationsweiten Koordination strategiebezogener Projekte oder Programme anfallen. Sowohl die Effizienz als auch die Effektivität des Projektes oder Programms sollen erhöht werden. Wichtig für das gesamte Projektmanagement ist die gegebene Übersicht und Transparenz, die die Portfolioorientierung mit sich bringt.

In unserem IPMA Intensivseminar lernen Sie nicht nur mehr über die Projekt-, Programm- und Portfolioorientierung. Sie werden auch aktiv mit eingebunden. Für Ihre berufliche Weiterbildung haben wir dieses Intensivseminar entwickelt, in dem sie kompakt alles lernen, was für das Projektmanagement wichtig ist.

Wie der Name Intensivseminar schon sagt, beschäftigen wir uns sehr intensiv und strukturiert mit dem Thema, so dass Sie in Kürze alle wichtigen Informationen, Methoden und Strategien kennenlernen werden.

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