Wann kommt ein Vertrag wirksam zustande?

Täglich kommen viele Verträge zusammen, oft, ohne dass man sich dessen aktiv bewusst ist.

Frage:
Wann kommt ein Vertrag wirksam zustande? Zähle zwei Punkte auf:

  • Erstens
  • Zweitens

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Erfolgsfaktoren und Fehler im Ressourcenmanagement

Damit das Ressourcenmanagement gelingt, die richtigen Ressourcen den richtigen Arbeitspaketen zugewiesen werden, keine Über- und Unterkapazität erfolgt, sind Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen und Fehler zu vermeiden.

Aufgabe:
Nenne vier Erfolgsfaktoren sowie vier zu vermeidende Fehler.

Raster Erfolgsfaktoren und typische Fehler des Ressourcenmanagements

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Voraussetzung für eine korrekte Kostenplanung

Frage:
Was ist die Voraussetzung für eine korrekte Kostenplanung im Projekt und welches sind die drei wichtigsten Kostenarten, welche in der Regel normalerweise unterschieden werden?

Lösungsansätze:

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Wie wird der Begriff Qualität definiert?

Ausgangslage zu Qualitätsmanagement:
Sie sind in einem Projekt für das projektbezogene Qualitätsmanagement zuständig (aufbauen und führen).

Aufgabe:
Als erstes wurden Sie aufgefordert, den Begriff Qualität zu definieren.

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Leistungsumfang und Lieferobjekte beschreiben

Ausgangslage:
Die Beschreibung des Leistungsumfangs eines Projekts legt die Projektgrenzen fest. Wenn die Grenzen des Projekts, Programms oder Portfolios nicht eindeutig definiert sind und wenn Änderungen (Erweiterungen und Streichungen) innerhalb des Projekts, Programms oder Portfolios nicht sauber dokumentiert werden, besteht die Gefahr, dass das Management die Übersicht verliert. Aus Sicht der am Projekt Beteiligten umfasst der Leistungsumfang die Gesamtheit der durch das Projekt, Programm oder Portfolio zu erbringenden Lieferobjekte (Lieferobjekte können Sachleistungen oder Dienstleistungen sein.

Der Leistungsumfang des Projekts entwickelt sich vom anfänglichen Projektkonzept über die im Projektverlauf immer detailliertere Dokumentation der Lieferobjekte bis hin zu den abnahmebereiten Lieferobjekten. Die Lieferobjekte werden in Leistungsbeschreibungen, Leistungsverzeichnissen, Mengengerüsten, Schemata, Plänen und Mustern definiert. Aus Sicht der interessierten Parteien umfassen Leistungsumfang und Lieferobjekte den gesamten Projektinhalt (funktional, technisch und bezogen auf die Benutzerschnittstelle).

Aufgabe:
Sie legen zusammen mit Ihrem Auftraggeber den Projektinhalt in der Leistungsbeschreibung fest. In der Leistungsbeschreibung sind zwei verschiedene Aspekte zu unterscheiden:

  • Leistungsumfang (Projektscope)
  • Lieferobjekte

Sie erarbeiten zusammen mit Ihrem Auftraggeber je drei Definitionen des Leistungsumfangs und der Lieferobjekte. Als Hilfestellung haben wir in der Lösung bereits eine Definition aufgeführt. Fügen Sie also je drei weitere dazu.

Lösungsanfang:

1) Leistungsumfang (Scope)

  • Pflichtenheft / Spezifikation

 

2) Lieferobjekte (Deliverables)

  • Bestandteile des Produktes

Zum Lösungsvorschlag „Leistungsbeschreibung“ auf Google Drive

Projektdokumentationen erstellen

Ausgangslage:
Als Stellvertreter des Projektleiters erhalten Sie den Auftrag, frühzeitig Richtlinien für die Dokumentation zu erarbeiten und einen Vorschlag auszuarbeiten. Sie machen sich zuerst einmal Gedanken, was die Projektdokumentation umfasst und was zur Projektdokumentation gehört und liefern Ihren Vorschlag termingerecht ab.

Aufgabe:
Wie sieht Ihr Vorschlag aus?

  • Die Projektdokumentation umfasst…
  • Zur Projektdokumentation gehören…

Lösungsvorschlag „Projektdokumentation“ auf Google Drive

Erkennen und lösen von Terminkonflikten

Ausgangslage:
Sie sind Teilprojektleiter in einem Softwareentwicklungsprojekt. Ihr Teilprojekt ist für die Einführung im Unternehmen und die Ausbildung der Endbenutzer verantwortlich. Ausser Ihnen gibt es drei weitere Teilprojektleiter (Business, Entwicklung, Betrieb), einen Projektleiter und Stellvertretung des Projektleiters.

Im Projektsteuerungsgremium haben folgende Personen Einsitz:

  • Leiter Informatik
  • Auftraggeber (Leiter Geschäftsstellen einer Versicherung)
  • Ein Leiter einer Geschäftsstelle
  • Ein Vertreter aus dem Personalbereich

Im Projekt gibt es Terminprobleme in der Phase Realisierung. Für die Endbenutzerausbildung haben Sie eine hohe Abhängigkeit zum Stand der Realisierung. Die Stimmung im Projekt ist schlecht.

Aufgabe:
Der Projektleiter hat Sie deshalb beauftragt, zur Verbesserung der Zusammenarbeit einen Teambildungs-Workshop vorzubereiten.

  1. Wen laden Sie zu diesem Workshop ein?
  2. Wer muss unbedingt dabei sein?
  3. Was schlagen Sie als Programm für diesen Workshop vor?

Bitte begründen Sie Ihre Vorschläge!

Zum Lösungsvorschlag auf gDrive

Projekte und Grundsätze: Merkmale von Projekten

Ausgangslage:
Es gibt verschiedene Projektkriterien, die Aufschluss über die Komplexität eines Projektes geben können.

Aufgabe:
Nenne mindestens vier wichtige Merkmale.

Mögliche Antworten:
Hier gehts zum Lösungsvorschlag „Wichtige Projektmerkmale“ auf Google Drive.

Nenne Beispiele zu verschiedenen Projektarten

Ausgangslage
Auch wenn alle Projekte in vielen Punkten gleiche Eigenschaften haben, so gibt es doch unterschiedliche Klassen von Projekten.

Aufgabe
In der nachfolgenden Auflistung sind sechs Projektarten aufgeführt. Mache zu jeder Projektart ein Beispiel:

  • Eventprojekt
  • Beschaffungsprojekt
  • Organisationsprojekt
  • Entwicklungsprojekt
  • Bauprojekt
  • Investitionsprojekt

Zum IPMA Projektart-Beispiele Lösungsvorschlag auf Google Drive.

Wie und wo berücksichtigst du Kultur und Werte? Nenne Beispiele.

Aufgeteilt in die Kompetenzen Projektdesign, Anforderungen und Ziele, Qualität sowie Anforderungen und Ziele gibt es verschiedene kulturelle Aspekte.

Aufgabe:
Nenne je Kompetenz zwei Beispiele.

IPMA-Aufgabe Kultur und Werte

Zum Lösungsvorschlag auf Google Drive.

Was sind Zerlegungsmethode und Zusammensetzungsmethode?

Einführung:
Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine Gliederung der Gesamtaufgaben in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben (Arbeitspakete). Die Aufgabengliederung in einem Projekt und ihre Darstellung als Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) stellt den zentralen Schritt der Projektplanung dar.

Aufgabenbeschreibung:
Je nach Strukturierungsstrategie sind zwei mögliche Vorgehensweisen möglich.

  • Beschrebe die Zerledungsmethode (top down)
  • Beschreibe die Zusammensetzungsmethode (bottom up)

Voraussetzung für die Projektorganisation

Einführung:
Die Projektorganisation ist eine spezielle Organisation für die Dauer des Projektes. Ihre Notwendigkeit ergibt sich daraus, dass die bestehende Linienorganisation für die Erfüllung Ihrer Fachaufgaben optimiert ist, jedoch nicht für die Führung und Bearbeitung neuartiger, einmaliger und Fachübergreifender Vorhaben.

Auftragsbeschreibung:
Was sind wichtige Voraussetzungen für eine gut funktionierende Projektorganisation?

Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Listen Sie vier relevante Punkte auf, welche Voraussetzung für eine funktionierende Projektorganisation sind.

Unterscheide formelle und informelle Kommunikation

Einführung:
Information und Kommunikation finden in Projekten immer in irgendeiner Form statt. In der mündlichen Kommunikation unterscheiden wir zwischen formeller und informeller Kommunikation.

Aufgabenbeschreibung:
Ordnen Sie die nachfolgenden Begriffe in der Tabelle der Kommunikationsart „Formell“ und „Informell“ zu, indem Sie diese in der entsprechenden Spalte mit „X“ bezeichnen.

Kommunikation Formell Informell
Präsentation
Ad-hoc Gespräch
Workshops, z.B. Kick-off
Reviews
Lobbying
Feierabend-Gespräch
Bilaterales Treffen
Entscheidungssitzungen
Koordinationssitzungen
Pausengespräch

Aktivitäten im Risikomanagementprozess

Einführung:
Risiko ist die Unsicherheit, Ziele zu erreichen.
Das Projekt-Risikomanagement befasst sich mit dem Phänomen der Unsicherheit, die gesteckten Ziele im Projekt zu erreichen.

Aufgabenbeschreibung:
Risikomanagement als Prozess
Mit Hilfe des Risikomanagements wird möglichen Projektrisiken proaktiv begegnet, d.h. es wird auf Risiken planend und steuernd eingegangen. Dies geschieht nicht in Form von einzelnen, voneinander unabhängigen, einmaligen Aktivitäten, sondern als Prozess in Form einen geschlossenen Regelkreises.

Welche Aktionen und Massnahmen ergreifen Sie in den einzelnen Prozessschritten?

  • Definieren Sie pro Prozessschritt eine Massnahme/Aktion
  • Benutzen Sie für Ihre Antwort die nachfolgende Tabelle

Projektziele operationalisieren

Einführung:
Projektziele sollten so konkret wie möglich definiert werden. Die Erreichung der Ziele soll deshalb messbar sein. Erst operationale Ziele erhalten einen klaren Zielgegenstand, ein messbares oder erkennbares Zielausmass und einen Zeitbezug.

Aufgabenbeschreibung:
Operationalisieren Sie die zehn aufgeführten Projektziele und schreiben Sie Ihre Zieldefinitionen (Zielausmass und Zeitbezug) direkt in die Tabelle (als mögliche Beispiele aus Ihrer Sicht).

Projektumfeld und Interessierte Parteien

Einführung:
Projekte haben aufgrund Ihrer Eigenschaften (komplex, neuartig, riskant) einen hohen Klärungsbedarf zu allen relevanten Projekt-Umfeldgruppen, sowohl nach innen als auch nach aussen. Voraussetzung für ein erfolgreiches (Projekt-)Marketing ist das Denken in Kundennutzen und Umfeldnutzen. Wir unterscheiden zwischen prozessorientiertem und produktorientiertem Projektmarketing-Anteil.

Aufgabenbeschreibung:
Prozessbezogenes Projektmarketing ist auf den Projektablauf gerichtet. Die Vermarktung des Projekts als Aufgabe steht dabei im Vordergrund. Welche Massnahmen und Hilfsmittel setzten Sie dabei ein?

Führen Sie in Ihrer Antwort vier Massnahmen/Hilfsmittel für ein prozessbezogenes Projektmarketing auf.

Frühester Anfangstermin und frühester Endtermin

Einführung:
Der Ablaufplan gibt Auskunft darüber, welche Vorgänge voneinander abhängig sind und wie sie unter Berücksichtigung dieser Abhängigkeitsverhältnisse angeordnet werden.

Aufgabenbeschreibung:
Ermittle mit Hilfe des frühesten Anfangstermins (FA) und des frühesten Endtermins (FE) der aufgeführten Vorgänge aus dem Projekt „Einführung eines Produktes“ die Projektdauer in Tagen.

Berechne die Termine nicht mit Datum, sondern mit Projekttagen (analog Vorgang Nr. 01).

Die Resultate sind direkt in den Spalten FA und FE zu erfassen. Es sind alle Zwischenergebnisse je Vorgang aufzuführen.

Zum Ablaufplan

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Kosten-Nutzen eines Projekts

Einführung:
Wer investiert, will auch einen Gegenwert erhalten. Da jedoch dieser Gegenwert bei Projekten nicht offensichtlich zu erkennen ist, muss man im Rahmen der Erstellung eines Business Case durch analytische Arbeit und gestützt durch plausible Annahmen den Gegenwert im Detail erheben, dokumentieren und den Kosten gegenüberstellen.

Aufgabenbeschreibung:
Berechne das Delta „Total“ und „pro Jahr“ eines Projektes nach vier Jahren Nutzung aufgrund der nachfolgenden Aufstellung.

 

Investition Projekt „XY“
Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Total
Kosten 20’000 10’000 0 0 0 30’000
Nutzen 0 15’000 20’000 20’000 20’000 75’000
Delta

 

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Autoritärer , Kooperativer und Lassez-Faire Führungsstil

Einleitung:
Führung ist während der gesamten Projektdauer erforderlich. Sie ist besonders dort wichtig, wo ein Projekt auf Probleme stösst, eine Änderung erforderlich wird oder Ungewissheit über die weitere Vorgehensweise besteht. Führung ist erforderlich, um alle Projektmanagementkompetenzen auf eine für das Team sichtbare und annehmbare Art und Weise auszuüben.

Aufgabe:
Nach dem amerikanischen Psychologen Kurt Lewein (1890-1947) unterscheidet man in der Betriebswirtschaftslehre heutzutage meist zwischen drei unterschiedlichen Führungsstilen:

  • Autoritärer Führungsstil
  • Kooperativer Führungsstil
  • Laissez-Faire Führungsstil

Beschreiben Sie den Laissez-Faire Führungsstil kurz und führen Sie einen Vorteil und einen Nachteil dieses Führungsstils auf.

Lösungsvorschlag zum Vor- und Nachteil vom Laissez-Faire Führungsstil

Die zwei Grundorientierungen im Führungsverhalten

Frage:
Für das Führen von Personen gibt es nicht den einzig richtigen Führungsstil. Es werden zwei Grundorientierungen im Führungsverhalten unterschieden: Sachorientierung und Beziehungsorientierung. Woran richtet sich der sachorientierte Führungsstil aus?

Lösungsansatz:
Ein Satz

Lösungsvorschlag zur Ausrichtung des sachorientierten Führungsstils

Der Laissez-Faire-Führungstil hat Vor- und Nachteile

Frage:
Beim Anwenden des Lassez-Faire-Führungsstils greift der Projektleiter kaum bis gar nicht in das Geschehen ein. Beschreiben Sie in Stichworten drei Vorteile dieses Führungsstils.

Lösungsansätze:

Lösungsansatz des Laissez-Faire-Führungsstils

Wesentliche Merkmale der Führung im Projekt

Einführung:
Projekte führen und leiten umfasst sowohl das Leiten und Führen einer Sache wie Leuten und Führen von Mitarbeitenden. Der Projektleiter in der Rolle des „Managers“ führt das Projekt im betriebswirtschaftlichen Sinn. Er hat das Projektziel zu verfolgen, den optimalen Einsatz von Ressourcen, sowie die zur Verfügung gestellte Zeit und die finanziellen Mittel zu überwachen.

Aufgabenbeschreibung:
Zusätzlich nimmt der Projektleiter auch die Rolle der operativen Leitung und die Führung seiner Projektmitarbeiter wahr. Viele Funktionen und Rollen sind in der normalen Linienführung und in der Projektführung gleich. Für den Projektleiter resultieren daraus aber einige wesentliche Unterschiede.

Was sind wesentliche Merkmale der Führung im Projekt?

Führen Sie in Ihrer Antwort vier wesentliche Merkmale der Führung im Projekt auf (aus Sicht des Projektleiters). Gehen Sie von der Führung in einer Matrix-Projektorganisation aus.

Lösung:

Zur Musterlösung „Merkmale der Führung im Projekt“

Risiken in der Person des Projektleiters

Einführung:
Risiko ist die Unsicherheit, Ziele zu erreichen.
Das Projekt-Risikomanagement befasst sich mit dem Phänomen der Unsicherheit, die gesteckten Ziele im Projekt zu erreichen.

Aufgabenbeschreibung:
Risikomanagement als Prozess
Mit Hilfe des Risikomanagements wird möglichen Projektrisiken proaktiv begegnet, d.h. es wird auf Risiken planend und steuernd eingegangen. Dies geschieht nicht in Form von einzelnen, voneinander unabhängigen, einmaligen Aktivitäten, sondern als Prozess in Form einen geschlossenen Regelkreises.

Welches Risiko könnte beispielsweise in der Person des Projektleiters liegen? Führen Sie in Ihrer Antwort vier möglichen Risiken auf.