Ein Projektmanagement-Handbuch umfasst eine übersichtliche Zusammenstellung unternehmensspezifischer Vorgaben zur Realisierung von Projekten und unterstützt Sie somit erheblich bei deren erfolgreichen Planung und Durchführung. Prüfen Sie also, ob Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrem Bereich einen Anstoss geben wollen, ein einheitliches Projektmanagement einzuführen, dessen Richtlinien Sie in einem Projektmanagement-Handbuch festlegen.
Die Projektmanagement-Handbuch-Vorlage kann als Google Drive Dokument geöffnet und entweder als Kopie gespeichert oder als Word-Dokument heruntergeladen werden.
Inhaltsverzeichnis:
1) Projektmanagement in unserer Organisation
1.1 Was ist ein Projekt?
1.2 Standards für das Projektmanagement in unserer Organisation
1.3 Projektbeteiligte
1.3.1 Auftraggeber
1.3.2 Koordinationsgruppe
1.3.3 Projektleitung
1.3.4 Projektteam
1.3.5 Projektbüro
1.4 Kommunikation
1.4.1 Interne Kommunikation
1.4.2 Externe Kommunikation
2) Projektphasen
2.1 Projekt initiieren
2.1.1 Projektidee
2.1.2 Vorprojekt
2.1.3 Projektziele
2.1.4 Projektauftrag
2.2 Projekt planen
2.2.1 Grobplanung
2.2.2 Umfeldanalyse
2.2.3 Projektstrukturplan
2.2.4 Ressourcenplanung
2.2.5 Feinplanung
2.2.6 Risikomanagement
2.3 Projekt durchführen
2.3.1 Projektsitzungen
2.3.2 Rollierende Planung
2.3.3 Projektmonitoring
2.4 Projekt abschliessen
2.4.1 Übergabe in die Linienorganisation
2.4.2 Projektabnahme
2.4.3 Reflexion des Projekts
3) Vorlagen und Checklisten
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Die Projektschlussbeurteilung bildet die Grundlage für den Entscheid zum Projektabschluss. Sie informiert den Auftraggeber über den Soll-Ist-Vergleich bezüglich der sachlichen, terminlichen und finanziellen Projekt- und Vorgehensziele. Die Projekterfahrungen sind zusammenfassend dokumentiert. Inhalt und Termine der Projekterfolgskontrolle sind bestimmt. Im letzten Kapitel wird der Projektschluss beantragt.
Die Projektschlussbeurteilungs-Vorlage kann als Google Dokument geöffnet und entweder als Kopie im Google Drive gespeichert oder als Word-Dokument heruntergeladen werden.
Inhaltsverzeichnis:
1) Ausgangslage
2) Beurteilung der Zielerreichung
Systemziele 4
Vorgehensziele 4
3) Wirtschaftlichkeit
4) Soll/Ist-Vergleich
4.1) Kosten-Nutzen
4.2) Aufwand
4.3) Termine
4.4) Ergebnisse
5) Projekterfahrungen
6) Pendenzen und Massnahmen
6.1) Direkt aus dem Projekt
6.2) Weitere Massnahmen nach Projektabschluss
7) Antrag
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Der Projektmanagementplan (Projekthandbuch, PHB, Projektplan, Projektbasisplan, project handbook, project plan) beinhaltet die Gesamtplanung des Projekts und die wesentlichen Regelungen zu Methoden, Techniken, Rollen und Hilfsmitteln, die projektspezifisch festgelegt werden. Der Projektmanagementplan dient als einheitliche Handlungsgrundlage für alle Projektbeteiligten. Er wird im Projektverlauf nach dem Prinzip der rollenden Planung und Steuerung kontinuierlich konkretisiert und nachgeführt. Bei Phasenabschluss wird der Projektmanagementplan zur Abwicklung der nächsten Phase den veränderten Bedingungen angepasst.
Der Projektmanagementplan wurde in Anlehnung an HERMES erstellt und steht zum Download als Google-Dokument zur Verfügung.
Tipp: Arbeiten Sie in Ihrer Google Cloud (sofern es Ihr Arbeitgeber oder Auftraggeber erlaubt). Laden Sie das Dokument nicht herunter sondern erstellen Sie eine Kopie, die Sie in Ihrer persönlichen Google-Ablage speichern.
Inhaltsverzeichnis:
1) Projektbeschreibung
2) Phasen und Meilensteine
3) Organisation
4) Projektergebnisstruktur
5) Projektstrukturplan
6) Prüfplan
7) Kommunikationsplan
8) Reporting
9) Vorgaben, Methoden und Werkzeuge
10) Anhänge
Anhang A: Qualitätssicherung
Anhang B: Risikomanagement
Anhang C: Eskalationsvorgehen
Anhang D: Dokumentenmanagement
- Dokumentenablage
- Namenskonventionen
- Versionen von Dokumenten
Anhang E: Änderungsmanagement
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Das Balkendiagramm, auch Gantt Chart genannt, ist eine transparente Darstellung der Aktivitäten auf der Zeitachse. Jeder Vorgang wird mit einem Balken auf der Zeitachse angezeigt. Meilensteine werden i.d.R. als Rauten dargestellt. Damit möglichst viel Platz für die Balken übrig bleibt, werden pro Vorgang nur wenige Informationen wie Vorgangsbezeichnung und Vorgangsdauer angezeigt. Das Balkendiagramm ist sehr einfach zu erstellen und zu verstehen.
Die Balkendiagramm-Vorlage wird in Google Tabellen geöffnet und kann als Kopie im eigenen Google Drive gespeichert oder als Excel-Tabelle heruntergeladen werden.
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Die unterste Einheit des Projektstrukturplans ist das Arbeitspaket (AP). Dabei handelt es sich um eine Aufgabe, die klar abgrenzbar ist und genau einer organisatorischen Einheit zugeordnet werden kann (einer Person, einer Abteilung, einem Bereich oder einer externen Stelle), die für die Einhaltung der geplanten Termine, Kosten und die Erbringung der vereinbarten Leistung verantwortlich ist.
Bei der Definition von Arbeitspaketen sind folgende Angaben festzulegen:
- Welches Lieferobjekt wird mit dem Arbeitspaket erstellt?
- Welche Anforderungen sind abgedeckt? Was soll gemacht werden?
- Wer ist verantwortlich für die Erstellung?
- Wie soll es gemacht werden?
- Bis wann ist es gemacht?
- Ist das Arbeitspaket von anderen abhängig?
- Was wird für die Bearbeitung des Arbeitspakets benötigt?
- Wie wird die Qualität geprüft?
Die Vorlage des Arbeitspakets wird als Google Dokument geöffnet, kann dort als Kopie im eigenen Google Drive gespeichert oder als Word Dokument heruntergeladen werden.
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