Anforderungen und Ziele im Projektmanagement

Unerlässlich zur Durchführung eines Projekts ist die Definition bzw. Festlegung der organisatorischen Ziele. Eine exakte Zieldefinition ist einer der wichtigsten Schritte bei der Initialisierung eines Projekts. Neben den Zielen aus der Strategie der Organisation entsteht das Ziel bzw. die Ziele eines Projekts durch eine Abstimmung mit den Stakeholdern. Im IPMA Level D Kurs sowie IPMA Level C Kurs lernen Sie im Modul Anforderungen und Ziele die hier beschriebenen Themen.

Ziele im Projektmanagement

Projektmanagement Ziele

Anhand der Projektziele wird der Projekterfolg nach Ende des Projekts gemessen. Daneben können innerhalb des Projekts Projektdurchführungsziele (Meilensteine) bestehen. Anforderungen sind Vorgaben darüber, welche Eigenschaften ein Projektergebnis besitzen muss. Auch die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen kann eine Anforderung an ein Projektergebnis sein. Beides – Anforderungen und Projektziele – ergeben sich aus den Bedürfnissen der Beteiligten. Diese Bedürfnisse sind häufig zunächst nicht offensichtlich und müssen im Vorfeld des Projekts formuliert werden, so dass daraus Ziele und Anforderungen für das Projekt entstehen können.Die Zielfindung ist dabei ein Prozess, der sich in mehreren Schritten oder Schleifen vollzieht. Zunächst bestehen häufig nur Projektideen oder grobe Zielvorstellungen.

Aus diesen müssen dann mit den Beteiligten konkrete messbare Ziele definiert werden. Dabei geht es neben der möglichst genauen Definition der Ziele bestenfalls auch um die Abgrenzung zu Themen, die nicht Bestandteil des Projekts sind (auch Nichtziele genannt). Bei der Digitalisierung eines Prozesses kann beispielsweise die Optimierung des Prozesses selbst aus dem Projekt ausgeklammert sein. Ebenso können zum Beispiel Schnittstellen zum Projekt gehören oder nicht. Für die Erarbeitung der Ziele und Nichtziele ist beispielsweise ein Workshop geeignet, in dem alle relevanten Stakeholder beteiligt sind. Optional können auch externe Fachexperten teilnehmen, damit die Ziele realistisch gestaltet werden.  Hinsichtlich möglicher Ziele können drei Arten unterschieden werden:

  • System- oder inhaltliche Ziele
  • Prozess- oder Vorgehensziele
  • Mehrwert-Ziele.

Die erstgenannten sind Ziele im engeren Sinne. Sie sind klar messbar und das eigentliche Ziel des Projekts. Ein Beispiel ist die Vorgabe für maximale Wartezeiten in einer Hotline am Ende eines Projekts. Prozess- und Vorgehensziele sind beispielsweise Rahmenbedingungen, die im Laufe des Projekts eingehalten werden müssen z.B. die Einhaltung der vorgegebenen finanziellen Ressourcen. Auch Meilensteine / Zwischenziele sind hier einbezogen. Merkmal dieser Ziele ist, dass sie am Ende des Projekts nicht mehr relevant sind. Die letztgenannte Gruppe können auch als positive Nebeneffekte des Projekts angesehen werden. Sie sind häufig nicht exakt messbar; beispielsweise der Aufbau eines bestimmten Know-hows oder Stärken der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit. Nachdem die Ziele festgelegt wurden, müssen Sie in die Kategorien Muss-Ziele, Soll-Ziele und Kann-Ziele unterteilt werden. Hier kann auch von einer Priorisierung der Ziele gesprochen werden.

Muss-Ziele müssen dabei erfüllt werden. Soll-Ziele sind bereits weniger wichtig und Kann-Ziele sind Ziele, die z.B. sofern die Ressourcen es zulassen oder bei optimalem Verlauf des Projekts erfüllt werden. Je nach Projekt und den festgelegten Zielen können diese auch eine Zielhierarchie bilden. Dabei wird das Projektgesamtziel in Unterziele unterteilt. Dies ist vor allem bei grossen Projekten sinnvoll, da damit der Zusammenhang der Ziele verdeutlicht werden kann. Ebenso kann es zwischen verschiedenen Zielen Wechselwirkungen geben. Diese können neutral, positiv oder negativ sein. Insbesondere wenn negativen Wechselwirkungen erkannt werden, sollten Ziele gewichtet werden oder es muss geprüft werden, ob die Zuordnung zu den Kategorien Muss-Ziele, Soll-Ziele und Kann-Ziele sinnvoll erfolgt ist. Zwei Ziele mit starker negativer Wechselwirkung sind als Muss-Ziel beispielsweise schwer zu realisieren. Sind Ziele genau quantifiziert, kann gegebenenfalls auch die Grösse des Zieles abgeändert werden (z.B. Verfügbarkeit der Maschine nur noch bei 85% statt 99%), um beide Ziele besser vereinbaren zu können.  Das Wichtigste zum Abschluss: Die genaue Formulierung der Projektziele. In der Praxis am besten bewährt ist die Bewertung der Formulierung eines Zieles anhand der SMART-Kriterien. Dabei stehen die einzelnen Buchstaben für:

Projektmanagement SMART-Ziele

  • Spezifisch, d.h., präzise und eindeutig
  • Messbar
  • Akzeptiert, d.h., angemessen und attraktiv
  • Realistisch, d.h., erreichbar
  • Terminiert, d.h., mit einem klaren Termin verbunden.

Sind Ziele auf diese Weise definiert, kann das Projektergebnis und damit die Arbeit des Projektteams nach Abschluss ohne Diskussionen bzw. Interpretation bewertet werden.

Projektanforderungen

Projektmanagement Anforderungen

In einem Anforderungskatalog (auch Lastenheft genannt) werden die Anforderungen an das Projektergebnis beschrieben. Die Beteiligten, Stakeholder oder späteren Nutzer beschreiben dabei die Anforderung an die Lösung. Die Anforderungen selbst sollten dabei lösungsneutral sein. Durch den Anforderungskatalog wird das Projektziel präzisiert. Ist beispielsweise die Digitalisierung eines bestimmten Prozesses das Projektziele wird im Anforderungskatalog der abzubildende Prozess bzw. die rechtlich notwendigen Schritte im Prozess definiert. Die Detaillierung hängt vom Umfang des Projekts ab. Ebenso wie Projektziele können auch Anforderungen in Muss-, Soll-, oder Kann-Anforderungen unterschieden werden. Anhand der Anforderungen können erste Aufwandsschätzungen vorgenommen werden. Diese sollten für das konkrete Projekt allerdings auch einen Puffer vorsehen – je unsicherer die genaue Lösung / der konkrete Weg im Projekt, umso mehr Puffer wird benötigt. Die Ermittlung der Anforderungen kann einen erheblichen Zeitraum und grössere finanzielle und personellere Ressourcen benötigen. Für die Ermittlung der Anforderungen bieten sich mehrere Methoden an:

  • Interviews (Einzeln oder in Gruppen)
  • Brainstorming
  • Fragebögen
  • Schriftliche Berichte
  • Inventur (d.h. Sichtung aller vorhandenen Dokumente und Unterlagen)
  • Beobachtung.

Die Formulierung der Anforderungen ist ebenso entscheidend wie die Formulierung der Projektziele. Neben der korrekten und verständlichen Formulierung sind folgende Kriterien an die Formulierung zu stellen:

  • Vollständig (alle Anforderungen sind benannt)
  • Eindeutig (Anforderungen sind unmissverständlich)
  • Widerspruchsfrei (Anforderungen widersprechen sich nicht und schliessen sich nicht aus)
  • Lösungsneutral (Anforderungen legen nicht den Weg zur Erreichung fest)
  • Redundanzfrei (Anforderungen sind ohne Schnittmengen)
  • Prüfbar (jede Anforderung ist durch Abnahme überprüfbar)
  • Gültig und aktuell (es dürfen keine veralteten Anforderungen aufgeführt sein)
  • Bewertet (jede Anforderung ist als Muss-, Soll-, Kann-Anforderung definiert).

Die Anforderungen (wie auch die Projektziele) sind hinsichtlich ihrer Machbarkeit zu überprüfen. Dies geschieht im Rahmen einer Machbarkeitsprüfung. Diese beleuchtet folgende Aspekte:

  • Technische und fachliche Machbarkeit
  • Organisatorische Machbarkeit
  • Wirtschaftliche Machbarkeit.

Beispielhaft kann im Rahmen der organisatorischen Machbarkeit überprüft werden, welche Änderungen der Ablauf- bzw. Aufbauorganisation notwendig sind. Sollte die Machbarkeit nicht gegeben sein oder nur mit erheblichen Risiken, ist eine Abstimmung mit dem Auftraggeber oder Lenkungsausschuss notwendig, bevor der Projektauftrag erteilt wird.

Abnahmekriterien

Projektmanagement Abnahme

Aus den entwickelten Anforderungen können Abnahmekriterien abgeleitet werden. Mit ihnen wird die Erfüllung der Anforderung am Projektende bestätigt. Dies kann beispielsweise mit einem Abnahmeprotokoll durchgeführt werden. Wie auch bei den Projektzielen sind auch hier P