Förderung der Qualität im Projektmanagement

Sie lernen die Hauptaktivitäten zur Förderung der Qualität, das korrekte Vorgehen beim Festlegen der Qualitätsschwerpunkte, Qualitätsmanagement sowie den Qualitätsreview im Modul Qualität im IPMA Level D Kurs und im IPMA Level C Kurs. Die folgenden Themen erwarten Sie!

Definition, Zweck und Beschreibung nach ICB4

Projektmanagement Quality

Der Begriff der Qualität meint einerseits die Qualität eines Prozesses, andererseits die Resultate beziehungsweise Ergebnisse oder Produkte eines Projektes. Aufgeschlüsselt wird er in der Definition nach ICB4 zum einen in die genaue Beschaffenheit der Art und Weise, in der Projekte organisiert werden. Zum anderen muss das Ergebnis des Projekts gesichert und kontrolliert werden, damit es mit den zuvor definierten Erwartungen abgeglichen werden kann. Der Sinn hinter diesem Vorgehen ist, die erwartungsgemässe Beschaffenheit von Produkten sicherzustellen und den gesamten Entstehungsprozess zum Positiven hin zu steuern. Und das geschieht laut der Beschreibung nach ICB4, indem in einem ersten Schritt ein Standard festgelegt wird, im zweiten Schritt das Ergebnis evaluiert und im dritten Schritt der Output mit dem Standard abgeglichen wird. Kurz gesagt: Qualitätsstandards und -methoden messen die Effizienz, mit der Projekte umgesetzt werden.

Planvolles Vorgehen von Anfang an

Qualitätsmanagement

Mit dem Qualitätsmanagementplan fängt das Unternehmen an: Qualitätsplanung und -lenkung sowie die Qualitätsrpfüung und die Qualitätsverbesserung sind für ein planvolles Vorgehen unverzichtbar. Die einzelnen Schritte schlüsseln sich folgendermassen auf:

Sind die Erwartungen an ein Projekt formuliert, wird die Qualitätsplanung durchgeführt. Auf der Planung basierend wird das Projekt entwickelt (Qualitätslenkung, ein konstruktiver Prozess). Das Ergebnis wird in die Qualitätsprüfung gegeben, die gegebenenfalls ein Problem an die Qualitätslenkung meldet, was den Entwicklungsprozess erneut in Gang setzt. Das Resultat geht erneut in die Qualitätsprüfung (analytisches Vorgehen). Wird ein Problem gefunden, wiederholt sich der Vorgang solange, bis in der Qualitätsprüfung kein Problem mehr gefunden wird. Ist die Verbesserung zufriedenstellend, ist das Projekt angenommen und das Resultat geht als genehmigt durch.

Grafische Darstellungen verdeutlichen das Vorgehen besser, zumal es sich um einen teils konstruktiven, teils analytischen Prozess handelt. Was meinen nun die einzelnen Begriffe?

  • Die Qualitätsplanung soll die für das Projekt wichtigen Qualitätsstandards identifizieren und festlegen, wie sie erreicht werden sollen.
  • Das Ergebnis der Qualitätsplanung wird im Qualitätsplan festgehalten.
  • Die Qualitätslenkung steuert, korrigiert und überwacht die Prozesse, die die Qualität sicherstellen sollen. Das heisst konkret: Die Qualitätslenkung konstruiert optimale Bedingungen, die ein nach den geforderten Parametern perfektes Produkt garantieren.
  • Am Ende steht die Qualitätsprüfung, die Qualitätsdifferenzen zwischen den im Plan formulierten Anforderungen und dem Ergebnis abgleicht. Auch die Entscheidung, wie mit eventuell vorhandenen Mängeln verfahren werden soll, obliegt der Qualitätsprüfung.

Anforderungsbasierte Ziele, risikobasierte Ziele

Anforderungen an ein Projekt und dessen Qualität können vielfältiger Natur sein. Wir unterscheiden zwischen Zielen, die ausschliesslich auf die Anforderungen zurückzuführen sind, und solchen, die auf die zu erwartenden Risiken zurückzuführen sind. Aus dem Abgleich der beiden Posten ergeben sich die Qualitätsschwerpunkte. Damit sind die Parameter zur Sicherung der Qualität gemeint, die periodisiert werden.Wichtige Stichworte sind hier: Wie wichtig ist die Projektanforderung (sehr wichtig, wichtig oder weniger wichtig)? Was ergibt die Risikoanalyse, welche Ergebnisse finden sich in der Risikobeurteilung?

Massnahmen basieren auf Erkenntnissen

Damit die Qualitätsschwerpunkte auch tatäshlcich erfüllt erden können, müssen die Massnahmen zu jedem zu erbringenden Nachweis inklusive der verantwortlichen Personen definiert werden. Wie so eine Aufstellung aussehen könnte, zeigt das folgende Beispiel. Wir nehmen an, ein Qualitätsschwerpunkt ist die Wirtschaftlichkeit.

  • Massnahmen Qualiätslenkung: Erstellung des Business Case überprüfen. Business Case periodisch nachführen lassen.
  • Massnahmen Qualitätsprüfung: Business Case muss regelmässig durch die Stakeholder auf der Business-Seite kontrolliert werden. Das passiert wenigstens dreimal: Vor Projektbeginn, vor der Realisierungsphase und vor dem Projektende.
  • Wer macht was? Hier müssen konkrete Positionen oder Namen benannt werden.

Qualitätsprüfung: Wie sehen die Lieferobjekte aus?

Qualitätsprüfung

Planung und Lenkung sind soweit klar, jetzt geht es um die Qualitätsprüfung.die projektbezogenen Lieferobjekte werden vom Projektleiter zur Prüfung vorgelegt – die Prüfer gleichen das Lieferobjekt mit den Vorgaben ab. Genau definiert werden müssen jetzt die Prüftechniken, ausserdem sollte festgeschrieben werden, wie genau die Berichterstattung hinsichtlich der Qualität aussehen sollte. In der Berichterstattung sollten die Aktivitäten der Qualitätslenkung und deren Umsetzung genauso einen Platz finden wie die Ergebnisse der Qualitätsprüfung selbst. Auch hier helfen tabellarische Darstellungen, die beispielhaft Szenarien aufzeigen.

Im agilen Projektvorgehen müssen die Projekte ebenfalls Qualitätsanforderungen erfüllen, sonst ist der Projekterfolg nicht sichergestellt. Auf den Qualitätsmanagementplan und die genaue Dokumentation wird im agilen Projektvorgehen allerdings eher verzichtet. Stattdessen werden die im Qualitätsmanagementpaln angestellten Überlegungen auf die Elemente des agilen Vorgehens verteilt.

Qualitätsziele verifizieren

Qualitätsziele

Die Verifikation der Qualitätsziele umfasst sowohl die Durchführung der im Qualitätsmanagementplan festgehaltenen Massnahmen als auch die Korrektur, die gegebenenfalls aufgrund der Befunde durchgeführt werden muss. Damit ist den im Plan festgehaltenen Qualitätszielen Genüge getan – ein fehlerfreies Projekt oder Produkt ist damit jedoch nicht korrigiert. Denn möglicherweise ist bereits in den Spezifikationen zur Qualitätssicherung ein Fehler enthalten. Ziel eines guten Quailtätsmanagements ist, Fehler so früh wie möglich aufzudecken. Denn je später Fehler gefunden Weden, desto kostenintensiver wird die Korrektur. Man spricht hier von Fehlerkosten, die steigen, je später im Projektverlauf die Fehler gefunden werden.

Jeder Review muss dokumentiert werden. Das passiert in der einfachsten Form in einer Tabelle. Für jeden einzelnen Posten sollte eine Spalte vorgesehen sein:

  • Nummer des Reviews
  • Name oder Kürzel des Prüfers oder der Prüferin
  • Seite
  • Kapitel
  • Wichtigkeit (idealerweise absteigend)
  • Beschreibung des Fehlers in den wichtigsten Punkten
  • darauf basierende Entscheidung
  • angeordnete Korrekturmassnahmen
  • Status der Behebung
  • eventuelle Bemerkungen

Validierung des Projekts

Eine abschliessende Bewertung des Projektergebnisses fehlt jetzt noch. dIe wird in der sogenannten Validierung vorgenommen. Prozess, System und Produkt werden dahingehend bewertet, ob sie mit den Akzeptanzkriterien reproduzierbar sind und die Kriterien im praktischen Einsatz erfüllt sind. Für verschiedene Branchen ist sogar in einer Europäischen Norm oder einer anderen Vorgabe festgelegt, wie diese Validierung zu erfolgen hat.

Controlling: Auch bei der Qualität wichtig!

Qualitätskontrolle

Die Wirkung des Qualitätsmanagements wird nicht einfach angenommen, sondern selbstverständlich auch überprüft. Hier spricht man vom Qualitäts-Controlling. Sollten im Projekt Probleme auftreten, müssen erst einmal die Auswirkungen erkannt werden. Es folgen Massnahmen, um die Probleme zu beheben. Die anschliessende Analyse der Wirksamkeit dieser Massnahmen (für jeden Qualitätsschwerpunkt einzeln) gibt Aufschluss über die nötigen Änderungen und Erweiterungen des Qualitätsmanagementplans. Dieser Prozess gelingt am ehesten über gezielte Fragestellungen wie beispielsweise:

  • Welche Vorgaben und Massnahmen sind definiert?
  • Sind die Vorgaben und Massnahmen überhaupt geeignet?
  • Konnten sie eingehalten werden?

Grössere Projekte sind in der Regel so umfangreich, dass ein dezidierter Qualitätsmanager für die Überwachung sowie die Einhaltung der Massnahmen nötig ist. Der Projektleiter sollte sich in Sachen Qualitätsmanagement entsprechend beraten lassen.