Kosten und Finanzierung in der Projektplanung

Das Modul Kosten und Finanzierung des IPMA Level C und Level D Kurses befasst sich mit allen relevanten Themen aus dem Bereich des Finanzmanagements. Hierzu zählen etwa das Finanz-Controlling, diverse Finanzierungsmöglichkeiten, finanz- und kostenrelevante Aspekte des Projektmanagements oder unterschiedliche Kostenarten.Gegenstand und Relevanz des Bereichs

Der Kosten- und Finanzierungsbereich ist in der Projektplanung und -umsetzung zentral. In ihn fallen alle Tätigkeiten, die auf finanzielle Aspekte des Projekts bezogen sind. Dazu zählen etwa die Ermittlung der Projektkosten, die Beschaffung und Kontrolle von finanziellen Mitteln und das Management aller Einnahmen und Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt anfallen. Projektleiterinnen und -leiter müssen über Kompetenzen in diesem Bereich verfügen, da eine gelingende Projektplanung nur bei Sicherung einer belastbaren Finanzierung möglich ist.

Das Modul Kosten und Finanzierung befasst sich mit allen diesbezüglich relevanten Themen und führt ein in die Ermittlung von Projektkosten, die Aufstellung unterschiedlicher Kosten, die ausführliche Kostenplanung, die Sicherung einer Projektfinanzierung, die Ermittlung des Projektbudgets sowie das damit verbundene Finanzmanagement und -Controlling. Im Zusammenhang damit lernen die Teilnehmenden auch, Berichte zu verfassen und die belastbare Kosten- und Finanzierungsplanung schriftlich zu dokumentieren.

Ermittlung der Projektkosten

Projektkosten

Vor der Ermittlung der Projektkosten stehen die Erstellung eines Projektstrukturplans sowie eine Einsatzmittelplanung. Die Einsatzmittelplanung sollte dabei so früh wie möglich begonnen werden: Im Rahmen dieser Planung wird ermittelt, zu welchem Zeitpunkt bestimmte Ressourcen benötigt werden. Wird dieser Schritt verzögert, kann es zum Scheitern des Projekts kommen, da bestimmte Ressourcen unter Umständen nicht mehr rechtzeitig besorgt werden können. Sind diese beiden wesentlichen Schritte erledigt, kann die Planung der anfallenden Projektkosten beginnen.

Die verschiedenen Kostenarten

Im Rahmen der Ermittlung der Projektkosten wird in aller Regel zwischen Sach- und Personalkosten differenziert. Bei den Personalkosten handelt es sich um diejenigen Kosten, die durch den Einsatz von Menschen anfallen. Die anfallenden Kosten werden hier meist in Form eines Preises pro Zeiteinheit, also etwa eines Stundenlohns, angegeben. Für die Abschätzung der gesamten anfallenden Personalkosten sollte also zunächst die Anzahl der Zeiteinheiten ermittelt werden, die insgesamt für die Abwicklung des Projekts nötig sind. Hierzu sind die im Modul Ablauf und Termine erworbenen Kompetenzen erforderlich, da eine Einteilung in Arbeitspakete vorgenommen werden muss.

Zu den Sachmittelkosten zählen all jene Kosten, die nicht für Personal, sondern für Material, Infrastruktur, Hardware, Software oder Dienstleistungen anfallen. Sachmittelkosten können dabei sowohl einmalig als auch wiederkehrend anfallen – etwa bei Mieten oder Lizenzkosten, die monatlich oder quartalsweise entrichtet werden müssen.

Die konkrete Kostenplanung

Das konkrete Vorgehen bei der Kostenplanung besteht in der separaten Zuweisung von Personal- und Sachmittelkosten zu den in einem vorherigen Schritt ermittelten Arbeitspaketen – hierzu sind wiederum die im Modul Ablauf und Termine erworbenen Kompetenzen nötig. Die jeweiligen Gesamtkosten werden durch Multiplikation der Zeit- oder Mengeneinheit mit den Kosten der Einzeleinheit ermittelt. Bei einem Preis von 50 CHF pro Stunde und zehn gebuchten Stunden fällt beispielsweise ein Gesamtpreis von 10 x 50 CHF an.

Diese ermittelten Kosten der einzelnen Arbeitspakete werden anschliessend in einen Kostenplan eingetragen, in welchem die jeweiligen Projektzeiträume und die anfallenden Kostenarten eingetragen werden. Als Zeiträume bieten sich Monate an. Die jeweiligen Kostenarten sind von der Projektart abhängig – gängig sind etwa die Punkte internes Personal, externes Personal, Verbrauchsmaterial oder Raumkosten. Durch Addition der Einzelkosten aller Zeiträume ergeben sich die Projektgesamtkosten.

Derartige Kostenpläne enthalten immer Unsicherheiten, da die Kosten im Voraus nicht genau zu ermitteln, sondern lediglich mehr oder minder präzise abzuschätzen sind. Aus diesem Grund ist es äusserst ratsam, die jeweilige Kostenschätzung mehrmals einer Überprüfung zu unterziehen und angesichts veränderter Umstände erneute Kostenschätzungen durchzuführen. Bewährt hat sich die Durchführung von Kostenschätzungen zu Beginn des Projekts, nach dem Abschluss einer jeden Projektphase sowie beim Eintreten unvorhergesehener Ereignisse.

Ebenfalls empfehlenswert ist der Ausweis von Minimal- und Maximalkosten. Hierzu werden eher grosszügige und eher eng gefasste Schätzungen aufgestellt, deren Gesamtkosten kontrastiert werden. So ergibt sich ein möglicherweise umfassenderes Bild der aller Wahrscheinlichkeit nach anfallenden Gesamtkosten.

Die Ermittlung des Projektbudgets

Projektbudget

Das Projektbudget ist die Ansammlung aller Kosten, die das Projekt verursacht. Nach Abschluss der Kostenplanung wird es ermittelt oder überarbeitet. Bei der Ermittlung des Projektbudgets sollten aufgrund der der Kostenplanung inhärenten Unsicherheit Puffer und Reserven eingeplant werden.

Budgetpuffer

Beim Budgetpuffer, auch Contingency genannt, handelt es sich um eine finanzielle Reserve, auf die zurückgegriffen werden kann, wenn es zu Kostenerhöhungen kommt. Der Budgetpuffer wird dabei entweder einem einzelnen Arbeitspaket oder dem Gesamtprojekt zugewiesen. Wichtig ist, dass er ausschliesslich für die jeweils vorgesehenen Zwecke einzusetzen ist.

Managementreserve

Bei der Managementreserve handelt es sich ebenfalls um einen finanziellen Puffer. Sie wird jedoch nicht einem bereits bekannten Kostenpunkt zugewiesen, sondern ausschliesslich für Unvorhergesehenes, das in der ursprünglichen Kostenplanung nicht enthalten ist, eingesetzt. Dadurch unterscheidet sie sich vom Budgetpuffer.

Die beiden benannten Reserven sind Teil der Kostenplanung. Sie ist folglich erst abgeschlossen, wenn Budgetpuffer und Managementreserve eingerechnet wurden. Ob Auftraggeberinnen und Auftraggeber Einsicht in die eingeplanten Reserven erhalten sollten, wird kontrovers diskutiert. Prinzipiell ist dies im Sinne der Transparenz zu befürworten – es gibt jedoch auch Fälle, in denen eine solche Einsicht kontraproduktiv erscheint.

Die Finanzierung des Projekts

Projektmanagement Kostenplanung

Ist die Kostenplanung mit der Budgetaufstellung vollständig abgeschlossen, beginnt die Arbeit an der Projektfinanzierung. Im Rahmen der Projektfinanzierung wird die Liquidität gesichert, die nötig ist, um das Projekt durchführen zu können. Die Budgetgrösse ist hier der zentrale Orientierungsfaktor. Grundsätzlich stehen vier verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung zur Verfügung.

Interne Finanzierung

Bei der internen Finanzierung stammen die zur Finanzierung des Projekts aufgebrachten Mittel aus dem Cashflow des verantwortlichen Unternehmens.

Externe Finanzierung

Bei der externen Finanzierung wird das für das Projekt benötigte Geld aus einem gesonderten Zahlungsstrom generiert. Klassischerweise handelt es sich bei einem solchen gesonderten Zahlungsstrom um einen Kredit. Die kreditgebende Institution, meist handelt es sich dabei um eine Bank, ist dabei daran interessiert, das verliehene Geld mitsamt Zinsen zurückzuerhalten. Sie wird folglich zunächst ermitteln, ob eine Rückzahlung aufgrund der wirtschaftlichen Prognose wahrscheinlich erscheint. Hierzu wird die Bank beispielsweise Einblick in die Bilanzen des Unternehmens verlangen und die Erfolgsaussichten des angestrebten Projekts abschätzen lassen. In einigen Fällen werden darüber hinaus Sicherheiten verlangt. Ist das Unternehmen letztlich nicht in der Lage, die Rückzahlung des Kredits zu leisten, wird die Bank die Sicherheit umsetzen.

Öffentliche Finanzierung

Eine öffentliche Finanzierung, die häufig mit dem englischen Begriff Public Private Partnership bezeichnet wird, ist vor allem bei Infrastrukturprojekten denkbar. Hierbei kooperiert ein privates Unternehmen mit einer staatlichen Stelle. Der Staat profitiert, da der staatliche Haushalt bei einer derartigen Zusammenarbeit weniger stark belastet wird als bei alleiniger Finanzierung und Umsetzung durch öffentliche Stellen. Für das private Unternehmen ergeben sich Vorteile, da es mitunter in den Genuss von Vergünstigungen kommt, staatliche Zuschüsse zur Finanzierung erhält und Inhaber bestimmter Konzessionen wird. In der Schweiz sind derartige Finanzierungsmodelle jedoch nicht allzu weit verbreitet.

Crowdfunding

Beim Crowdfunding treten sehr viele Personen als Investorinnen und Investoren auf, die zweckgebunden Geld zur Verfügung stellen, da sie an der Realisierung des Projekts interessiert sind. Bei dieser recht neuen Form der Finanzierung erhalten die Investorinnen und Investoren teilweise materielle, rechtliche oder auch immaterielle Gegenleistungen.

Das Finanzmanagement: Einsatz und Kontrolle der Projektfinanzen

Finanzmanagement

Das Finanzmanagement betrifft den Umgang mit den zur Verfügung stehenden finanziellen Mitteln. Hier geht es um die Liquiditätsverantwortung innerhalb des Projekts, die sich vor allem in folgenden Aufgaben niederschlägt:

  • Überwachung der Finanzen des Projekts
  • Prüfen von ein- und ausgehenden Zahlungen
  • Kontrolle von finanziellen Planabweichungen
  • Klärung und Kontrolle der Zahlungsbedingungen mit externen Beteiligten
  • Kontrolle des Reservenverbrauchs
  • Entwicklung und Umsetzung von Korrekturmassnahmen

Finanz-Controlling: Kontrolle des Budgets

Finanzcontrolling

Das Finanz-Controlling ist eine dauerhafte Aufgabe, die grundsätzlich darin besteht, zur Sicherung der Liquidität beizutragen. Es ist damit zwar nicht zeitlich, aber strukturell vor dem im vorherigen Punkt besprochenen Finanzmanagement angesiedelt, das ausgehend von vorhandener Liquidität die Verwaltung der finanziellen Mittel übernimmt. Das Controlling unterscheidet sich folglich dadurch vom Management, dass es nicht direkt mit den liquiden Mitteln des Projekts operiert, sondern sicherstellen soll, dass auch in Zukunft finanzielle Mittel vorhanden sind und das Budget nicht überschritten wird – es sichert also die Liquidität durch verschiedenste Massnahmen der Steuerung.

Zu den Aufgaben im Finanz-Controlling zählen etwa:

  • Validierung des Budgets
  • Management des Budgets
  • Kostenschätzungen
  • Feststellung der Ist-Kosten
  • Feststellung der Verpflichtungen
  • Feststellung von Kostenabweichungen
  • Berichterstattung über budgetrelevante Aspekte

Zur Überprüfung der Einhaltung des Budgets stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Besonders relevant sind die Earned-Value-Methode, die im Modul Ablauf und Termine erläutert wurde und die Relative-Slip-Chart-Methode, die mit einer Visualisierung von Kostenabweichungen arbeitet.