Big Picture Persönliche Kommunikation

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Im IPMA Level C und Level D Kurs lernen sie im Kapitel 17 Persönliche Kommunikation die verschiedenen Ebenen der offenen Kommunikation einschliesslich Einsatz der nonverbalen Körpersprache und die Auswirkungen eines gezielt vorgenommenen Perspektivwechsels.

Persönliche Kommunikation

Die Kompetenz der persönlichen Kommunikation ist für Sie als Projekt- und Teamleiter enorm wichtig. Es geht nicht nur darum, einseitig „trockene“ Informationen an Stakeholder des Projektes oder an die Mitarbeitenden zu vermitteln. Unbewusste oder sogar gezielt eingesetzte Gestik und Körpersprache haben dabei eine ebenso hohe Bedeutung wie die Information selbst und die Wahl technischer Mittel für den vorgesehenen Informationsaustausch. Auch auflockernde Hilfsmittel wie Humor können gezielt eingesetzt werden, um die Aufnahmebereitschaft der Gesprächspartner bei ersten Ermüdungserscheinungen wieder herzustellen.

Informationsweitergabe

Selbst eine scheinbar simple Informationsweitergabe beinhaltet einen Beziehungsaufbau zwischen Sender und Empfänger. Sie als Sender möchten sicherstellen, dass der Empfänger Ihre Botschaft „richtig“, also in Ihrem Sinne interpretiert und eventuell eine notwendige Handlung daraus ableitet. Das atmosphärische Umfeld wie Angst, psychischer Druck oder eine gelöste Atmosphäre können bei dem Empfänger zu unterschiedlichen Interpretationen führen. Um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht in Ihrem Sinne verstanden wurde, erwarten Sie ein Feedback vom Empfänger, das Sie dann selbst – jetzt als Empfänger – interpretieren müssen.

Ihre Informationsweitergabe findet in unterschiedlicher Ausprägung auf vier Ebenen statt. Häufig steht die Sachebene, die sachliche Information im Vordergrund. Die zweite, dritte und vierte Ebene sind Selbstkundgabe, Appell und die Beziehungsebene. Kleines Beispiel, entgegen Ihrer sonstigen Gepflogenheiten sitzen Sie als Beifahrer neben Ihrer Frau und stehen unter Zeitdruck. Ihre Frau bremst vor der roten Ampel ab und bleibt stehen, in dem Moment, in dem die Ampel auf grün schaltet, sagen Sie „es ist grün“. Die sachliche Informationsebene beschreibt das Faktum, dass die Ampel auf grün geschaltet hat. Die Selbstkundgabe bedeutet, dass Sie als Fahrer längst losgefahren wären. Als Appell versteckt sich hinter der sachlichen Information die Aufforderung an Ihre Frau, doch endlich loszufahren, und auf der Beziehungsebene deutet sich ein Drama an, weil Sie zu verstehen geben, dass Sie mit der Fahrweise Ihrer Frau überhaupt nicht einverstanden sind.

Offene Kommunikation

Eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre und die gegenseitige Respektierung der Teammitglieder sind sehr wichtig für Effizienz, Effektivität und Kreativität des PM-Teams. Offene Kommunikation innerhalb des Teams ist eine der Grundvoraussetzungen für die Schaffung eines Arbeitsumfeldes, in der die Kreativität eines jeden Einzelnen gefördert wird. Jeder einzelne Mitarbeitende darf seine Bedenken und Probleme frei äussern und wird entsprechend ernst genommen. Zuhören und Verstehen sowie Humor und Beachtung der Körpersprache sind förderlich für eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre. Ständige Unterbrechungen und persönliche Kritik sowie Sarkasmus sorgen dafür, dass Kreativität und Leistungsfähigkeit innerhalb des Teams auf der Strecke bleiben.

Kommunikationsarten und -kanäle

Als Projektleiter stehen Sie häufig vor der Frage, welche Kommunikationsart oder welchen Kommunikationsstil und welches Kommunikationsmittel Sie für eine bestimmte Kommunikation nutzen. Die Entscheidung sollten Sie davon abhängig machen, welchen Informationsgehalt Sie übermitteln wollen und wie Sie – besonders bei firmenübergreifenden Teams – die kulturellen Besonderheiten berücksichtigen, die sich durchaus von ihren eigenen firmeninternen Gepflogenheiten unterscheiden kann. Es ist durchaus von Bedeutung, mit welchen Gesprächspartnern Sie kommunizieren wollen, ob es sich um das Top Management, um direkte Kollegen oder Freunde oder um externe, empfindlich reagierende Gesprächspartner handelt. Durch eine ungeschickt formulierte Message können ungewollt heftige Emotionen geweckt werden.

Sie können Sachverhalte ohne Einsatz von visuellem Kontakt und ohne Körpersprache übermitteln, indem Sie Kommunikationsmittel wie E-Mail, die im Projekt verwendete PM-Software (Collaboration Tools) oder andere geeignete Tools nutzen, die prinzipiell einer „One-Way-Communication“ dienen. Hier besteht natürlich immer die Gefahr, dass der oder die Adressaten mit dem übermittelten Sachverhalt nicht einverstanden sind, ohne dass Sie das bemerken. Um Mitarbeitende und Stakeholder besser „mitzunehmen“, steht Ihnen die Wahl eines Dialog fördernden Kommunikationsmittels frei. Das kann den Griff zum Telefon bedeuten, das zwar keinen visuellen Kontakt ermöglicht, aber akustisch den Sachverhalt Ihres Anliegens begleitet und dem Gesprächspartner die Möglichkeit zur Diskussion ermöglicht. Das gilt auch für das Bildtelefon (Skype), das zusätzlich eine visuelle Komponente enthält. Falls mehrere Personen betroffen sind, können Sie ein Meeting mit körperlicher Präsenz oder ein virtuelles Meeting einberufen, in dem jeder Teilnehmer seine Meinung äussern kann.

Virtuelle Teams

Typische virtuelle Teams setzen sich aus örtlich stark dislozierten Teilnehmern zusammen, die häufig unterschiedlichen Kulturkreisen angehören. Die einzelnen Teilnehmer können sogar auf verschiedenen Kontinenten leben, so dass regelmässige Meetings mit körperlicher Anwesenheit mit hohem zeitlichem Reiseaufwand und mit hohen Kosten verbunden sind. Einen Ausweg aus dem Dilemma bietet die Bildung virtueller Teams unter Nutzung moderner Kommunikationstechniken wie Video-Meetings. Die Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten ermöglicht mittlerweile eine erstaunlich gute Bild- und Tonqualität, die erst durch hohe Internetgeschwindigkeiten möglich wurde. Videokonferenzen sind deshalb aus technischer Sicht unter Nutzung geeigneter Software leicht beherrschbar, so dass Sie sich als Projekt- und Teamleiter auf die Gestaltung eines virtuellen Meetings konzentrieren können.

Bei Meetings und Konferenzen mit körperlicher Präsenz schwingen viele Ebenen mit, die die Entstehung eines Zusammengehörigkeitsgefühls erleichtern. Gruppendynamische Prozesse entwickeln sich in Präsenzmeetings leichter als in virtuellen Konferenzen, weil die Teilnehmer grösserer Teams zum Teil losgelöst von ihrem normalen Umfeld agieren. Eine sorgfältige Planung des virtuellen Meetings mit Berücksichtigung der unterschiedlichen kulturellen Gepflogenheiten unter den Teilnehmern ermöglicht es Ihnen als Teamleiter dennoch, Gruppenprozesse zu initiieren und von einem virtuellen Meeting enorm zu profitieren. Zur Förderung des Zusammengehörigkeitsgefühls sollten die Meetings in angemessenen regelmässigen Abständen einberufen werden und auch Gelegenheit für eine persönliche Kommunikation ausserhalb des Projektes gegeben werden.

Humor und Perspektivenwechsel

Mitarbeitende in einem Projekt arbeiten häufig unter Zeitdruck, so dass sich häufig eine tunnelartige Konzentration auf Einzelprobleme einstellt, die keinen Raum für Beschäftigung mit anderen Dingen als dem Projekt zulässt. Dadurch kann eine angespannte Atmosphäre innerhalb des Teams entstehen, die jeglicher Kreativität abträglich ist. In dieser Situation können ein Perspektivwechsel und vorsichtiger Humor, der auf keinen Fall verletzend und sarkastisch sein darf, die Stimmung deutlich aufhellen. Vor allem kann dadurch die Kreativität und Effizienz des Projektteams wieder zum Leben erweckt werden. Trauen sie sich als Projektleiter, ein wenig positive Stimmung in die Projektarbeit einzubringen. Das ist keine Zeitverschwendung, sondern dient sogar der Effizienzsteigerung.