Big Picture Teamarbeit
teamarbeit-big-pictureIm Modul Teamarbeit lernen Sie die im folgenden ausgeführten Themen. Das Modul gehört zum IPMA Level D Kurs wie auch zum IPMA Level C Kurs.
Definition und Zweck von Teamarbeit nach ICB4
Teamarbeit ist der Prozess, Menschen zusammenzubringen, um ein klar definiertes, festgelegtes Ziel gemeinsam zu erreichen. In der Regel werden Teams für Projekte multidisziplinär zusammengestellt. Dabei sind die spezifischen Fähigkeiten jedes einzelnen Teammitglieds wichtig, um das gesteckte Ziel zu realisieren. Das Team muss nicht nur aufgebaut und geformt, sondern auch unterstützt und auf das gemeinsame Ziel hin geführt werden.
Und genau darin liegt der Zweck von Teamarbeit: Das Ziel kann nur erreicht werden, wenn das Team aus den richtigen Menschen zusammengestellt wird, die Ausrichtung des Teams als Ganzes gefördert und jedes einzelne Teammitglied entlang der Anforderungen des Teams entwickelt werden.
Beschreibung von Teamarbeit
Teamarbeit ist nicht als feststehende Grösse zu verstehen, sondern ist ein Prozess. Denn jedes Team und damit auch die Teamarbeit durchlaufen verschiedene Phasen. Diese Phasen werden in Modellen dargestellt.
- In er ersten Phase werden die Mitglieder des Teams ausgewählt,
- in der zweiten Phase muss das Team aufgebaut, unterstützt und geleitet werden.
Die Aufgabenverteilung innerhalb des Teams kann sich dabei immer wieder verändern. Treffen, Workshops und Seminare zielen darauf ab, Teamgeist zu generieren und zu motivieren.
Während des gesamten Prozesses treten Probleme auf. Diese können technischer oder wirtschaftlicher Natur sein, können Stress auslösen oder durch selbigen verursacht sein. Der unterschiedliche Hintergrund von Teammitgliedern hinsichtlich Kultur, Bildung, Interessen und Arbeitsweisen führt häufig zu Konflikten. Deshalb muss die leitende Person des Teams in der Lage sein, einen konstruktiven Umgang mit Konflikten, Meinungsverschiedenheiten und Fehlern im Team zu etablieren.
Die Leistung der einzelnen Teammitglieder wird beobachtet, so dass ein eventuell vorliegender Bedarf an Entwicklung, Coaching oder Training gedeckt werden kann. Das bedeutet konkret: Kann ein Teammitglied die anvisierten Aufgaben nicht erfüllen, braucht es Unterstützung und erhält diese auch.
Teamzusammenstellung und Entwicklung – die 5 Phasen
Für die Zusammenstellung des Teams ist die Zielsetzung des Projekts ausschlaggebend. Der Projektleiter muss abschätzen, welche Kompetenzen innerhalb des Teams in welchem Ausmass nötig sind. Erst dann können die benötigten Ressourcen von den Linienverantwortlichen angefordert werden.
Das Team muss also aus den verfügbaren Personen aufgebaut werden. Im ersten Schritt erklärt der Projektleiter oder die Projektleiterin das anstehende Projekt mitsamt der Zielsetzung. Es muss klar werden, was gemeinsam erreicht werden soll und dass das eben nur gemeinsam möglich ist – das verbindet die Mitglieder des Teams. Wir sehen fünf Phasen, die ein Team durchläuft.
1) Orientierung
Die Orientierungsphase wird auch als Forming bezeichnet. In dieser Phase lernen sich die Teammitglieder kennen, sie brauchen erst einmal Orientierung. Arbeitsregeln werden geklärt, der Teamleiter ist für eine gute Atmosphäre zuständig und muss Vertrauen im Team aufbauen.
2) Konfrontation
Auch als Storming bezeichnet, geht das Team in dieser Phase schon an die Arbeit. Die finale Leistungsstärke ist allerdings noch nicht gegeben. Es kommt zu Konflikten, die verschiedenen Persönlichkeiten im Team offenbaren sich. Aufgabe des Teamleiters ist es, alle Konflikte zu lösen – was nicht gelöst wird, bleibt als Störfaktor während der gesamten Arbeit des Teams bestehen.
3) Organisation
In der Organisationsphase (Norming) wird die Arbeit im Team effektiver. Neue Arbeitsregeln werden definiert, Vereinbarungen getroffen, das Verhalten ist jetzt konstruktiv. Der Projektleiter selbst sorgt für Feedback – die Teamregeln gelten auch für ihn oder sie.
4) Leistung
Das Team ist jetzt auf die Arbeit fokussiert, es befindet sich in der Leistungsphase (Performing). Es arbeitet selbständig, die Teammitglieder unterstützen sich gegenseitig. Jedes Teammitglied wird mit seinen Ideen wahr- und ernstgenommen, denn die Ideen verbessern die Arbeit des Teams.
5) Auflösung
Adjourning nennt sich die letzte Phase, während der der Teamleiter das Team auflöst. Ein organisierter Abschied mit einer kleinen Feier und Feedbackgesprächen bringt das Projekt zu einem für alle konstruktiven Abschluss.
Zusammenarbeit im Team
Die Zusammenarbeit im Team kann nur stattfinden, wenn der Rahmen der Kommunikation klar ist. Diesen Rahmen zu definieren, ist die Aufgabe des Projektleiters oder der Projektleiterin. Projektteamsitzungen müssen organisiert und moderiert werden.
Damit die einzelnen Treffen ihren Zweck erfüllen, sollte immer die Zielsetzung klar sein. Von Datum und Dauer des Treffens über Ort und Teilnehmende bis hin zu Zielsetzung und die erwarteten Beiträge der Teilnehmenden gehören alle Informationen bereits in die Einladung. Während des Sitzungsverlaufs muss der Projektleiter oder die Projektleiterin moderieren, damit
- das Klima respektvoll und konstruktiv bleibt,
- jeder seine Meinung äussern kann,
- die Zielsetzung nicht aus dem Blick gerät,
- und die Regeln der Zusammenarbeit eingehalten werden.
Die Projektleitung darf deshalb auch lange und unnötige Diskussionen unterbrechen, weniger aktive Gesprächsteilnehmende gezielt ansprechen und auf das Erreichen der Ziele drängen – das alles aber in der gebührend respektvollen Art und Weise.
Die Infrastruktur des Projekts, also die Werkzeuge für die Zusammenarbeit, obliegen ebenfalls der Projektleitung. Diese hat die nötigen Werkzeuge (Dokumente, Software, Hardware und mehr) zu organisieren und bereitzustellen. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Teammitglieder die Werkzeuge nutzen können (Stichwort Weiterbildung).
Teammitglieder entwickeln
Die Aufgaben im Team sind immer wieder projektspezifisch und keineswegs Routine. Daher muss die Projektleitung Kompetenzen und Erfahrungen der Mitarbeitenden im Team einschätzen und gegebenenfalls weiterentwickeln. Das ist so früh wie möglich zu unternehmen. Um einen Überblick über den Entwicklungsbedarf zu bekommen, sollte die Teamleitung kurze Zyklen von Aufgabendelegation, Ergebnisprüfung und Feedback einhalten.
Sind die Leistungen nicht zufriedenstellend, muss der Grund dafür gefunden werden. Mit zu hoher Belastung, Überforderung und anderen Problemen sollte sich die Projektleitung so schnell wie möglich befassen und durch unterstützende Massnahmen gegensteuern. Weiterbildungen und eine Aufstockung an Kapazitäten müssen mit der Stammorganisation abgestimmt werden. Experten-Coaching kann ebenfalls eine Lösung sein.
Auch in diesem Sinne sind reflektierende Gespräche sinnvoll. Im Rahmen der Projektarbeit entwickeln die einzelnen Teammitglieder Fähigkeiten und bauen Wissen auf. Diese Kompetenzen müssen im Team verbreitet werden, der Austausch ist also wichtig.
Delegation
Projektleitende sind keine Einzelkämpfer/-innen. Sie benötigen ihr Team, um das Projekt zum Erfolg zu bringen. Daher ist die Delegation der einzelnen Aufgaben immens wichtig. Neben Kompetenzen sind Motivation und Interesse wichtige Faktoren bei der Entscheidung, welche Aufgaben an welche Teammitglieder delegiert werden.
Zusammen mit der Aufgabe wird jeweils auch die nötige Befugnis delegiert. Bei Problemen liegt die Lösung in der Verantwortung der Projektleitung. Auch die Verantwortung für die Anerkennung der erreichten Leistungen liegt bei der Projektleitung. Damit die einzelnen Etappenziele erreicht werden können, müssen die Erwartungen, die mit der Delegation jeder einzelnen Aufgabe verbunden sind, klar kommuniziert werden.
Aus Fehlern lernen
Ein Fehler liegt nur dann vor, wenn ein erwarteter Zustand oder ein Verhalten nicht gegebenen sind. Abweichungen von zu erwartenden Situationen sollten so früh wie möglich erkannt werden, um das Risiko des Projekts zu minimieren. Fehler sind nicht mit Schuld verbunden, sondern mit der Chance, daraus zu lernen und die Aufgaben, deren Delegation und andere Prozesse im Team zu optimieren. Diese konstruktive Fehlerkultur ist nur möglich, wenn Arbeitsprozesse, Ergebnisse und Zusammenarbeit immer wieder reflektiert werden.
Für Reflexionssitzungen gelten besondere Regeln:
- Okay-Haltung
- Suche nach Fehlerursachen anstelle von Schuldzuweisungen
- Suche nach Schadensbegrenzungsmassnahmen
- Vermeidung von Wiederholung der Fehler
- kein Verstecken von Fehlern
- Haltung: Fehler sind nicht nur erlaubt, sondern wichtig
Daraus ergeben sich bestimmte Messgrössen: Individuelle Kompetenzen, Stärken und Motivationen müssen innerhalb des Teams immer berücksichtigt werden – bei der Aufgabenverteilung genauso wie bei den eingenommenen Rollen im Team.
Wie genau Teamarbeit optimalerweise abläuft, lernen Sie im Modul Teamarbeit, das Bestandteil der IPMA Kurse Level C und Level D ist.
