Systemziele und Vorgehensziele - Anforderungen im Projektmanagement

In diesem Kapitel unseres IPMA Level C und IPMA Level D Kompaktseminars lernen Sie gezielt, die wichtigsten Schritte bei der Benennung von Projektanforderungen, ein Systemziel zu definieren und formulieren, Projektanforderungen zu definieren und Machbarkeitsprüfungen durchzuführen.

Im Intensivseminar lernen Sie als Erstes, dass das Projektziel Auskunft über die vereinbarten Projektergebnisse gibt. Die Projektergebnisse sind in einem vorgegebenen Zeitraum, Budget und in einer bestimmten Qualität zu liefern.

Das Definieren dieser Ziele und Anforderungen ist für das Projekt und das Projektmanagement extrem wichtig. Da die Projektziele aber auch bestimmte Risiken bergen können lernen Sie in unserem IPMA Level C und IPMA Level D Kompaktseminar auch, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen.

Im folgenden Abschnitt des IPMA Level C und IPMA Level D Intensivseminares werden die wichtigsten Prozessschritte bei der Bestimmung der Projektanforderungen und -ziele genannt:

1. Projektziele definieren und gewichten sowie Bewertung der Abhängigkeit zwischen den Projektzielen. Ziel ist hierbei ein Projektzielkatalog.
2. Projektanforderungen herausarbeiten. Ziel des IPMA Level C Kompaktseminares ist es hierbei, dass Sie im Stande sind einen Anforderungskatalog zusammenzustellen.
3. Machbarkeitsstudie durchzuführen – Ziel ist die Machbarkeitsstudie. Mit dem IPMA Level C Kompaktseminar werden Sie verstehen, dass die Machbarkeitsstudie die Grundlage für die Entscheidung für oder gegen einen Projektauftrag bildet.
4. Entscheidung, ob das Projekt durchgeführt wird oder nicht. Unser IPMA Level D Intensivseminar wird Sie lehren, die richtige Entscheidung anhand der vorherigen Schritte treffen zu können, sodass Sie einen Projektauftrag ausarbeiten können.
5. Fachgerechte Dokumentation der Projektanforderung und -ziele und Prüfung Ihrer Übertragbarkeit auf die Projektarbeit.

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Inhalt

Schritt 1: Projektziele definieren

In diesem Teil unseres Intensivseminares lernen Sie, dass Systemziele klar definiert werden müssen, um den reibungslosen Ablauf eines Projektes zu garantieren. Doch hier liegt meistens das Problem, da ungenaue Ziele der Hauptgrund für das Scheitern eines Projektes sind. Mithilfe unseres IPMA Level C und IPMA Level D Kompaktseminares lernen Sie gezielt, die klare Definition von Projektzielen, umso die Planung eines Projektes möglich zu machen.

In diesem Anfangsstadium können unrealistische Vorgaben (zum Beispiel durch den Auftraggeber) besprochen und ausgeräumt werden, um einen späteren Konflikt zu vermeiden.

In unserem Kompaktseminar IPMA Level C und IPMA Level D wird Ihnen außerdem verdeutlicht, dass die Zielfindung ein Prozess ist, bei dem es darum geht, alle für das Projekt relevanten Ziele zu erfassen und zu konkretisieren. Dabei müssen Sie sich folgende Fragen stellen:

1. Was gehört zum Projekt und was nicht?
2. Was sind die Ziele des Projektes und welche nicht?

Die Nennung der Nichtziele hilft Ihnen dabei, die Grenzen des Projektes festzustellen. Sie sind ein wichtiger Baustein um zum Beispiel unrealistische Erwartungen an das Projekt auszuschließen.

Das IPMA Level C und IPMA Level D Intensivseminar zeigt Ihnen auch, wie sinnvoll Workshops sein können, um Ziele zu definieren. Dabei ist es wichtig, verschiedene Sichten (von Fachexperten, dem Management und dem Auftraggeber) zu berücksichtigen. Diese verschiedenen Perspektiven können bei der Zielfindung ein entscheidender Faktor sein.

Auch die verschiedenen Zielarten sind ein wichtiger Bestandteil des IPMA Level C und IPMA Level D Intensivseminars. Es gibt zwei Arten von Zielen:
System- und Vorgehensziele, und
Muss- und Kannziele.

Im IPMA Level C und IPMA Level D Kompaktseminar lernen Sie, dass Systemziele die gewünschten Eigenschaften des Projektergebnisses beschreiben, das heißt, es müssen alle Wünsche und Forderungen hinsichtlich des Projektergebnisses in Betracht gezogen werden.

Vorgehensziele beschreiben dem Weg zum gewünschten Projektergebnis. Hier sind (Zwischenziele, finanzielle Mittel, Ressourcen, etc. relevant) Weiters wird Ihnen im PMA Level C / IPMA Level D Intensivseminar erklärt, was der Unterschied zwischen Musszielen und Kannzielen ist.

Mussziele müssen erreicht werden, sie müssen so formuliert werden, dass man am Ende eines Projektes eindeutig feststellen kann, ob sie erreicht wurden, oder nicht. Kannziele können, wie der Name schon sagt, erreicht werden, sind aber für das Ende eines Projektes nicht relevant. Sie können anders gesagt als Pluspunkte eingeordnet werden.

Die Gewichtung der Ziele ist ein weiterer wichtiger Bestandteil zur Zielfindung, wie Sie in unserem Intensivseminar schon bald feststellen werden. Man sollte bereits im Vorhinein feststellen, wie wichtig die einzelnen Ziele für das Projektergebnis sind bzw. dient die Gewichtung dazu Prioritäten festzulegen, um so effizient, wie möglich, zu arbeiten.

Dieser Schritt ist vor allem dann wichtig, wenn Ressourcen und finanzielle Mittel knapp sind.

In unserem IPMA Level C und IPMA Level D Kompaktseminar werden Sie außerdem mehr über die Wechselwirkung und Abhängigkeiten der einzelnen Ziele erfahren. Nehmen wir an, die Kundenzufriedenheit steigert sich, dann wirkt sich das auch positiv auf ein besseres Firmenimage aus.

Über die Zielhierarchie werden Sie auch einiges im IPMA Level C und IPMA Level D Kompaktseminar hören.

Ziele können in ein hierarchisches System übertragen werden, dabei werden drei Ebenen unterschieden:

Projektgesamtziel: Ziele werden in sehr komprimierter Form gezeigt
Projektteilziele: Einzelnen Ziele werden angezeigt
Messbaren Ergebnisse: diese zeigen die Ergebnisse des Projektes

Als letzten Punkt dieses Schrittes lernen Sie in unserem IPMA Level C und IPMA Level D Intensivseminar außerdem Ziele richtig zu formulieren. Hier ist äußerste Vorsicht geboten, denn nicht nur fehlende oder falsche Ziele können ein Projekt gefährden, sondern auch falsch formulierte Ziele sind eine ernste Gefahr für ein erfolgreiches Projekt.

Folgende Anforderungen sind entscheidend für die richtige Zielformulierung:

Vollständigkeit: Alle Ziele mit der entsprechenden Gewichtung müssen genannt sein (Achtung zu viele Ziele versperren den Blick auf das Wesentliche).
Messbarkeit: Ziele müssen so formuliert werden, dass man ihre Ergebnisse messen kann.
Herausforderung: Projektziele sind anspruchsvoll und können nicht einfach so nebenher bearbeitet werden.
Realisierbarkeit: Ziele müssen realistisch sein und müssen mit den vorgegebenen Ressourcen erfüllbar sein.
Widerspruchsfreiheit: Ziele dürfen sich nicht gegenseitig widersprechen.
Lösungsneutralität: Ziele müssen auf mehreren Wegen lösbar sein und nicht nur einen Lösungsweg anbieten.
Redundanzfreiheit: Identische Ziele sollten zusammengefasst werden und nicht mehrfach bearbeitet werden.
Relevanz: Ziele müssen für das vorgegebene Projekt relevant sein.
Aktualität: Ziele müssen immer an den aktuellen Wissensstand und an die aktuelle Situation angepasst sein Zeitbezogen: Ziele müssen ein konkretes Realisierungsdatum haben.

Nachdem all diese Schritte zu einem Zielkatalog zusammengefasst wurden, muss dieser noch vom Auftraggeber abgesegnet werden.

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Schritt 2: Projektanforderungen definieren

Im nächsten Kapitel unseres IPMA Level C / IPMA Level D Kompaktseminars lernen Sie Projektanforderungen richtig zu definieren. Hierfür ist es notwendig einen Anforderungskatalog zu erstellen, der auf dem Zielkatalog aufbaut. In diesem Katalog wird genauestens beschrieben, was zu lösen ist und wofür. Diese Anforderungen müssen so formuliert werden, dass man sie während des Projektverlaufes jederzeit messen und bewerten kann.

Doch was ist eine Anforderung? Auch das wird Ihnen in unserem PMA Level C / IPMA Level D Seminar genau erklärt.

Eine Anforderung ist eine zu erfüllende Eigenschaft bzw. eine zu erbringende Leistung eines Produktes oder eines Prozesses.

Jede Anforderung muss in den Anforderungskatalog eingetragen werden und dieser wiederum muss, ebenso wie der Zielkatalog, genehmigt werden.

Neben dem Anforderungskatalog gibt es zusätzlich das Pflichtenheft. Im Pflichtenheft ist festgelegt wie und womit diese Anforderungen erfüllt werden sollen. In unserem IPMA Level C und IPMA Level D Intensivseminar lernen Sie außerdem, dass das Pflichtenheft auf dem Anforderungskatalog aufbaut und in der Planungsphase des Projektes erstellt wird. Bei der Erstellung ist vor allem auf die Realisierbarkeit und Widerspruchsfreiheit der einzelnen Anforderungen zu achten.

Es kann der Fall sein, dass bei großen, schwierigen Projekten der Anforderungskatalog so umfassend ist, dass er als eigenes Teilprojekt angesehen werden und sich über einen längeren Zeitraum erstrecken kann. Wie Sie bereits in vorigen Kapiteln unseres IPMA Level C und IPMA Level D Intensivseminares gelernt haben, kommen auch hier die einzelnen Phasen des Projektmanagements zum Einsatz. Wir erinnern uns, es werden Ressourcen geplant, ein Budget erstellt, ein Projektteam gebildet und der Bearbeitungsfortschritt überwacht.

Der Anforderungskatalog dient als Präzision des Projektziels und soll weiters als Planungsgrundlage dienen. Im IPMA Level C und IPMA Level D Kompaktseminar werden Sie jedoch erfahren, dass der Anforderungskatalog je nach Komplexität des Projektes, unterschiedlich gestaltet werden.

Die einzelnen Anforderungen sollen festlegen, was erreicht werden soll, ohne mögliche Lösungswege einzuschränken. Nützlich kann es hierbei sein, die Anforderungen in Muss- und Kann-Anforderungen zu unterteilen.

Schritt 3: Machbarkeit überprüfen

Die nächste Lektion in unserem IPMA Level C und IPMA Level D Kompaktseminar ist die Machbarkeitsstudie. Da Projekte nicht zu Routinetätigkeiten gehören, sondern oft große Herausforderungen darstellen, ist es nötig diese auf ihre Machbarkeit zu überprüfen.

Bei der Machbarkeitsstudie, oder auch Projektstudie, wird bereits am Anfang des Projektes, während der Zieldefinition und während der Konzeptphase überprüft, ob das Projektziel realistisch ist.

Im IPMA Level C und IPMA Level D Intensivseminar lernen sie folgende Aspekte, die für die Machbarkeitsüberprüfung relevant sind:

1. technische und fachliche Machbarkeit,
2. organisatorische Machbarkeit und
3. wirtschaftliche Machbarkeit.

Weiter mögliche Aspekte wären: die wettbewerbliche, die ökologische, die politische, die ethische oder die juristische Machbarkeit.

Diese Aspekte lernen wir während des IPMA Level C und IPMA Level D Intensivseminares.

Als Grundlage der technischen und fachlichen Machbarkeit dient zum Beispiel das Pflichtenheft. Bei dieser Überprüfung müssen sich Fragen gestellt werden wie:

Sind die technischen Anforderungen überhaupt erfüllbar?
Was sind die Voraussetzungen und wie sehen die Alternativen aus?
Sind die fachlichen Anforderungen realistisch und wurden die Anforderungen des Nutzers hingehend berücksichtigt?
Wo liegen die Risiken und kann Fachpersonal hinzugezogen werden?

Bei der organisatorischen Machbarkeit müssen folgende Fragen und Punkte geklärt werden:

Welche organisatorischen und personelle Veränderungen beinhaltet das Projekt und wie wirkt sich das auf das Unternehmen aus?
Wie steht es um die Veränderungsfähigkeit von Organisationseinheiten und Personen?
Was sind die wichtigsten unterstützenden Maßnahmen?
Ändert sich die bisherige Zusammenarbeit der Organisationseinheiten?
Ändern sich Stellen, Rollen oder Funktionen?
Kann das Projekt gleichzeitig in allen Bereichen eingeführt werden?
Wird mehr Personal benötig und wo liegen die Risiken?

Bei der wirtschaftlichen Machbarkeit muss die Wirtschaftlichkeit des Projektes, der Bedarf an finanziellen Mitteln und entsprechenden Risiken (zum Beispiel Kosten etc.) überprüft werden.

Wenn all diese Punkte geklärt sind und ein Projekt als machbar eingestuft wird, wird ein entsprechender Projektauftrag erteilt. Wenn Zweifel an der Machbarkeit eines Projektes bestehen, muss die Entscheidung gefällt werden: